Strategy Coordinator and Executive Admin — CSL Behring

Descrizione completa

Lo scopo principale del Coordinatore Strategie e Sviluppo Aziendale e Finanza è quello di fornire un coordinamento completo, analista e supporto logistico alla Strategia & Sviluppo Aziendale. Ciò include la gestione di un elevato profilo di coordinamento delle riunioni esterne con banche di investimento, VC, biotecnologie e farmaci exec, pianificazione delle riunioni interna che coinvolge la gestione senior e supporto altamente funzionale, il coordinamento della logistica dei viaggi e degli eventi, la gestione della fatturazione e delle spese, e il mantenimento di registri accurati. Inoltre, il ruolo include la fornitura di amministrazione e coordinamento supporto del team Strategy & Corporate Development and Finance e altri leader aziendali designati nella gestione delle attività globali. Il ruolo è essenziale nel garantire che il team Strategy & Corporate Development and Finance possa interagire efficacemente con gli stakeholder esterni e interni di alto profilo, consentendo un efficace funzionamento del team per il successo complessivo di questi dipartimenti.

RESPONSABILITÀ E CONCORRENZA

Coordinamento delle riunioni esterne

• Assistere con richieste di riunioni esterne, tra cui l'invio di inviti di riunione, la prenotazione di sale riunioni, la registrazione dei partecipanti con Reception/Sicurezza, e accompagnare i partecipanti alle sale riunioni.

Ricerca e analisi

• Compili e formati materiali, tra cui sommaria e distribuzione di banche di investimento e rapporti VC.
• Gestire punti di contatto e cadenza regolari per gli impegni
• Progettazione e produzione di documenti complessi, inclusi report e presentazioni, raccolta e preparazione di informazioni sia per la riunione interna e esterna degli stakeholder

Fatturazione e amministrazione finanziaria

• Gestisci i processi di fatturazione, tra cui l'invio di fatture a Accounts Payable, l'assistenza alla codifica e la lealizzazione con i fornitori.
• Rapporti di spesa completi tramite Concur per la squadra e altri leader designati.

Coordinamento dei viaggi

• Organizzare le modalità di viaggio per la squadra e altri leader designati, compresi voli, alloggio, trasferimenti aeroportuali e requisiti di visto.

Team Collaborazione

• Lavorare a stretto contatto con altri Assistenti esecutivi, mantenendo regolari incontri faccia a faccia o team.
• Assistere con altri compiti amministrativi come richiesto dal team IR.

Supporto amministrativo

• Fornire un supporto amministrativo esecutivo completo, di alta qualità e confidenziale a VP, Strategy & Corporate Development e altri dirigenti senior assegnati.
• Gestire proattivamente i caseifici e i programmi di viaggio, assistere con gli ordini del giorno e partecipare a riunioni chiave per supportare sufficientemente in modo che i dirigenti raggiungere i loro obiettivi strategici.
• Liaise a stretto contatto con le controparti in altre regioni quando richiesto
• Quando il CFO è in visita sul sito in Europa, questo ruolo lavorerà a stretto contatto con e sostenere l'assistente esecutivo del CFO, fornendo il supporto amministrativo locale incl assicurando che il CFO ha uno spazio ufficio durante le sue visite, sostenendo diario e gestione dei viaggi incl sale riunioni prenotazioni, trasporto o altre esigenze correlate
• Fornire supporto firmatario inchiostro bagnato come richiesto

Il tuo profilo

• È preferito un diploma o una laurea in Business Administration, finanza o un campo correlato.
• Proficienza nell'utilizzo di Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• L'esperienza con Concur, Nasdaq e altri strumenti software rilevanti è vantaggiosa.
• Esperienza dimostrata in un ruolo amministrativo o coordinatore, preferibilmente all'interno di strategia, finanza, o in un campo relativo.
• Capacità dimostrata di gestire più compiti e priorità in modo efficace.
• Esperienza nell'organizzazione di eventi e nel coordinamento della logistica dei viaggi.
• Familiarità con processi di amministrazione finanziaria, come la fatturazione e la rendicontazione delle spese.
• Competenze ben sviluppate / competenti in tutti i pacchetti Microsoft (Word, Excel, PowerPoint), con la capacità di imparare rapidamente nuovi sistemi
• Esperienza nel fornire supporto esecutivo ai leader senior con un senso stretto di etica professionale e garantire la riservatezza

Competenze

• Attenzione al dettaglio: assicura precisione e conformità