Management Assistant to VP, Corporate Communications & Public Affairs [part-time] — Barry Callebaut

Descrizione completa

Informazioni sul ruolo Stiamo cercando un assistente di gestione part-time (60%) per fornire un prezioso supporto al VP of Corporate Communications & Public Affairs, situato presso il nostro Head Office di Zurigo. Inoltre, questo ruolo fa parte della più ampia rete di Assistenti di Zurigo, il cui scopo è quello di scambiare le migliori pratiche, approfondire la conoscenza degli argomenti aziendali, sviluppare competenze e fornire supporto reciproco per consentire ai nostri leader senior di raggiungere i loro obiettivi di business. Responsabilità chiave

• Gestione attiva dell’agenda del VP per garantire la struttura e l’uso ottimale delle riunioni di tempo, coordinate e programmate nei fusi orari globali, preparare gli ordini del giorno, garantire il follow-up se necessario.
• Complessi accordi internazionali di viaggio (prenotazione di volo, hotel, trasporto, visti di richiesta, ecc.)
• Priorizzare le esigenze contrastanti, affrontare proattivamente le questioni, gestire le priorità concorrenti e garantire un follow-through affidabile alla risoluzione
• Supporto con la creazione, la formattazione e la manutenzione dei documenti PowerPoint, Word e Excel come necessario
• Gestione del fornitore (configurazione del cliente, creazione e approvazione del PO, codice e approvazione delle fatture)
• Gestione delle spese (sottomettere rapporto spese, approvare le spese) e le approvazioni di vacanza per il team
• Sostegno a bordo di nuovi membri del team (coordinare l'agenda di bordo, aiutare con materiali, programmi di formazione, ecc.)
• Costruire rapporti di lavoro efficienti e professionali con gli stakeholder interni ed esterni, agire come primo punto di contatto
• Sostegno all'organizzazione degli eventi (escursioni, attività e cene) e presenta (Venerdì, Natale, anniversari, ecc.)
• Sostegno all'assemblea generale annuale degli azionisti A proposito di te
• Idealmente 5+ anni di esperienza come amministratore o assistente esecutivo in un ruolo simile in un ambiente internazionale
• La familiarità con le comunicazioni aziendali argomenti correlati, l'esperienza in quei dipartimenti è un plus
• Formazione professionale appropriata o universitaria (sia in economia aziendale che come assistente dirigente/esecutivo, sia in campo relativo)
• Proficiente in inglese, tedesco conoscenza una grande plus, altre lingue sono un vantaggio
• Forte alfabetizzazione del computer con esperienza di Microsoft Suite, Fattori di successo, SAP, Concur e ServiceNow hanno preferito
• Capacità di organizzare, multi-task e lavorare sotto pressione
• Appassionato, pensatore veloce, creativo e un efficace risolutore di problemi
• Capacità di priorizzare e passare tra i compiti per rispettare le scadenze
• Grande comunicatore, mentalità orientata al servizio e atteggiamento, proattivo con un atteggiamento can-do
• Altamente organizzato con un modo di lavoro indipendente ed efficiente
• Forte gestione degli stakeholder - esperienza nell'interazione con persone di tutti i livelli nell'organizzazione