Office Manager at the Chair of Global Security — ETH Zürich

Descrizione completa

Office Manager presso la cattedra di sicurezza globale

80%-100%, Zurigo, a tempo determinato

La neonata Cattedra di Sicurezza Globale, tenuta dal Prof. Annette Idler, fa parte del Dipartimento di Scienze Umanistiche, Sociali e Politiche (D-GESS) dell'ETH di Zurigo. La Cattedra esamina la sicurezza globale, soprattutto in relazione ai conflitti armati, all'economia globale illecita, alle transizioni dalla guerra alla pace e alle interconnessioni tra dinamiche di conflitto locali e cambiamenti globali in ordine e potere. Il suo programma di ricerca mista-metodo integra la teoria dei macro-livello con il lavoro di campo dettagliato e contestualizzato in tutte le regioni del mondo, combina approcci qualitativi, quantitativi e computazionali, e collega le scienze sociali con la scienza della complessità e altre discipline. Il gruppo di ricerca internazionale della Cattedra si impegna a stretto contatto con organizzazioni internazionali, governi e società civile. Dal 2029, Prof. Idler assumerà inoltre la direzione del Centro Studi di Sicurezza (CSS) presso l'ETH di Zurigo.

Per impostare ed eseguire le operazioni della sedia durante questa fase di compilazione, stiamo cercando un Office Manager (Administrative Officer) all'80-100%. La posizione è inizialmente fissa per due anni, in linea con lo sviluppo pianificato della sedia verso il 2029: una volta che la CSS entra anche sotto il Prof. La leadership di Idler, c'è la prospettiva di estensione e del ruolo che si sviluppa in una posizione permanente.

Le domande vengono esaminate su base laminante; la proiezione delle domande inizierà il 12 ottobre 2026, e la posizione rimane aperta fino al riempimento.

Data di inizio: 1° novembre 2026 o il prima possibile in seguito.

Descrizione del lavoro

• Finanza, Procurement & Grant Management (ETHIS/SAP): Monitoraggio del bilancio indipendente, previsione finanziaria, chiusura di fine anno e transazioni giornaliere (spese, fatture, appalti), oltre alla preparazione di domande di sovvenzione di terze parti (ad es., SNSF, EU) e la creazione e il monitoraggio di contratti e accordi con collaboratori e organizzazioni partner internazionali (in coordinamento con i relativi uffici ETH)
• Project, Logistics & Fieldwork Operations: Monitoraggio operativo dei risultati della ricerca, supporto logistico per il lavoro sul campo (incluse le impostazioni fragili) e coordinamento di viaggi, riunioni e eventi ibridi
• Strategia, Leadership & Governance: consulenza della Cattedra su questioni operative e organizzative, sviluppo delle strutture e dei flussi di lavoro del team verso la transizione della leadership CSS del 2029 e la supervisione amministrativa degli assistenti di ricerca (ad es. schede temporali)
• HR Operations & Data Management: Sostenere i processi di reclutamento e di imbarco del gruppo, in coordinamento con D-GESS HR, e organizzare l'archiviazione e la gestione dei dati in linea con le linee guida ETH
• Comunicazione, Web & Social Media: Sviluppo e mantenimento della presenza web della Cattedra (ETH CMS) e dei canali dei social media, gestione delle richieste di media e giornalisti in coordinamento con le comunicazioni D-GESS/ETH e supporto alle comunicazioni esterne della Cattedra
• Executive Support & Stakeholder Relations: Punto di contatto primario per le parti interessate globali, complessa gestione del calendario delle zone cross-time, pianificazione, redazione dei verbali e garanzia del follow-up e preparazione dei rapporti in tedesco e inglese, e gestione di informazioni sensibili e relative alla sicurezza con discrezione

Profilo

• Formazione professionale commerciale o amministrativa completata (ad esempio KV) con ulteriore qualificazione in amministrazione o finanza, o un diploma di laurea, o un'esperienza equivalente
• Diversi anni di esperienza professionale nell'amministrazione di progetti, uffici o finanza, idealmente in un ambiente universitario o di ricerca
• Confidenza nella gestione di varie attività amministrative e finanziarie, bilanci e dati finanziari
• Esperienza che organizza viaggi, eventi e incontri, tra cui a livello internazionale
• Esperienza con sistemi ERP/finance (ad esempio SAP) e disponibilità ad imparare i sistemi ETH (ETHIS)
• L'esperienza di gestione delle informazioni riservate è un vantaggio
• In linea con le competenze sociali e di leadership dell'ETH di Zurigo: agire responsabilmente (affidabilità, discrezione nella gestione di informazioni sensibili e relative alla sicurezza), costruire ponti (cooperazione orientata al servizio con ricercatori, servizi D-GESS e partner internazionali), vivere l'inclusione e nutrire il benessere in un team internazionale, consentendo alle persone e guidando l'innovazione (proattivamente migliorare i processi)
• Un atteggiamento flessibile, can-do e resilienza. Competenze metodologiche: ottima organizzazione, pianificazione e gestione del tempo; elevata accuratezza e attenzione ai dettagli; forte numerazione; comunicazione efficace e tattile; problem solving; iniziativa con giudizio sonoro
• Le eccezionali capacità di comunicazione scritte e verbali in inglese sono essenziali e un buon comando del tedesco è un vantaggio

Offriamo

• La tua carriera con impatto: Diventa parte dell'ETH di Zurigo, che non solo supporta lo sviluppo professionale, ma contribuisce attivamente al cambiamento positivo nella società
• Questa posizione offre un'emozionante miscela di compiti amministrativi e organizzativi in un ambiente dinamico, con la rara opportunità di costruire le operazioni di una nuova sedia fin dall'inizio e crescere con loro verso il CSS
• Interagisci con una serie luminosa di giovani menti da una vasta gamma di culture e sfondi e sarà in grado di aiutare la loro crescita
• Corsi introduttivi interni per le funzioni di assistente amministrativo e l'opportunità di rete con una vasta gamma di colleghi e stakeholder e una vasta gamma di opportunità di formazione
• Siamo attivamente impegnati in un'università sostenibile e neutrale dal clima
• È possibile aspettarsi numerosi vantaggi, come i biglietti per la stagione dei trasporti pubblici e la condivisione delle auto, una vasta gamma di sport offerti dalla ASVZ , l'assistenza all'infanzia e le interessanti prestazioni pensionistiche

Apprezziamo la diversità e la sostenibilità

In linea con i nostri valori, ETH Zurich incoraggia una cultura inclusiva. Promuoviamo l'uguaglianza di opportunità, la diversità di valore e nutrire un ambiente di lavoro e di apprendimento in cui i diritti e la dignità di tutto il nostro staff e gli studenti sono rispettati. Visita il nostro sito web Equal Opportunities and Diversity per scoprire come garantiamo un ambiente equo e aperto che permetta a tutti di crescere e fiorire. La sostenibilità è un valore fondamentale per noi – stiamo costantemente lavorando verso un futuro neutro dal clima.

Curioso? Anche noi.

Non vediamo l'ora di ricevere la tua domanda online con i seguenti documenti:

• Lettera di copertura
• CV
• Diploma
• Dettagli di contatto di due arbitri

Maggiori informazioni su ETH Zürich e sul Dipartimento di Scienze Umanistiche, Scienze Sociali e Politiche (D-GESS) sono disponibili sul nostro sito web . Le domande relative alla posizione devono essere indirizzate a [email protected] (nessuna domanda).

Si prega di notare che accettiamo esclusivamente le applicazioni inviate tramite il nostro portale di applicazioni online. Le applicazioni via e-mail o servizi postali non saranno considerate.

Vorremmo sottolineare che la pre-selezione è effettuata dai reclutatori responsabili e non dall'intelligenza artificiale.

Per i servizi di reclutamento si applica la GTC di ETH Zurich.

Informazioni su ETH Zürich

ETH Zurich è una delle università più importanti del mondo specializzata in scienza e tecnologia. Siamo rinomati per la nostra eccellente educazione, ricerca fondamentale all'avanguardia e trasferimento diretto di nuove conoscenze nella società. Oltre 30.000 persone provenienti da più di 120 paesi università per essere un luogo che promuove il pensiero indipendente e un ambiente che ispira eccellenza. Situato nel cuore dell'Europa, ancora forgiando connessioni in tutto il mondo, lavoriamo insieme a sviluppare soluzioni per le sfide globali di oggi e domani.