Executive Assistant CPCO — Barry Callebaut

Descrizione completa

Informazioni sul ruolo L'Assistente Esecutivo al Chief People & Culture Officer (CPCO) e VP Global Total Reward fornisce un supporto amministrativo e organizzativo di alto livello per consentire una leadership efficace e operazioni quotidiane fluide. Servendo come partner affidabile, questo ruolo garantisce un coordinamento efficiente, una comunicazione chiara e un forte impegno degli stakeholder. Oltre a sostenere il CPCO, l'Assistente Esecutivo guida la rete di Assistenti di Zurigo, guidando le migliori pratiche, guidando i coetanei e agendo come punto di coordinamento centrale per gli stakeholder interni. Responsabilità chiave Supporto esecutivo

• Gestire e ottimizzare l’agenda del CPCO, assicurando che il tempo sia assegnato alle priorità di valore più elevate
• Coordinate la pianificazione di riunioni complesse, preparate i materiali di briefing e assicuratevi di seguire tempestivamente
• Gestire tutte le modalità di viaggio, compresi voli, alloggio, trasporto e requisiti di visto
• Gestisci fatture, installazione del fornitore e report delle spese per il CPCO
• Preparare materiali, presentazioni e documentazione per gli impegni interni ed esterni Gestione della comunicazione
• Servire come punto di contatto professionale e affidabile per gli stakeholder interni ed esterni
• Costruire forti rapporti di lavoro su tutti i livelli dell'organizzazione
• Assicurare una comunicazione chiara, tempestiva ed efficace tra il CPCO, i team di leadership e i partner chiave
• Mantenere il più alto livello di riservatezza quando si tratta di HR sensibili e questioni organizzative Supporto operativo e team
• Organizzazione dei Premi annuali del Presidente
• Sostenere l'organizzazione di eventi di squadra, riunioni di leadership e offsites
• Coordinate l’imbarco per i nuovi arrivati, inclusi gli ordini del giorno e il sostegno all’integrazione
• Traccia i portachiavi, segui gli elementi di azione e aiuta a guidare l'eccellenza operativa all'interno del HRLT Leadership nella Comunità Assistente
• Guidare la Rete Assistente di Zurigo, promuovere la collaborazione e il miglioramento continuo
• Mentor pari, condividere le migliori pratiche, e contribuire a costruire una forte, cohesive comunità di assistenti
• Atto come punto di coordinamento centrale per gli assistenti che sostengono i leader A proposito di te
• Apprendistato commerciale con ulteriore istruzione come assistente esecutivo (Direktionsassistentin) o equivalente
• Minimo 7–10 anni di esperienza a sostegno di dirigenti senior in ambienti veloci e multinazionali
• Esperienza dimostrata che supporta i leader C-suite, idealmente all'interno delle funzioni HR o people-centric
• Fluente in tedesco e/o svizzero tedesco e inglese; lingue aggiuntive sono un bene
• Forte competenza IT, in particolare nell'ambiente Microsoft 365
• Esperienza di lavoro in organizzazioni complesse e matrici con più stakeholder
• Esperienza con Concur, SAP, SuccessFactors e ServiceNow
• Familiarità con processi HR, terminologia e dinamica organizzativa
• Esperienza che conduce o contribuisce a una rete di assistenti o a una comunità di pratica