CRES Administrator — Swiss Re

Descrizione completa

Sei qualcuno che prospera nel mantenere le cose senza intoppi, ama essere al centro di una squadra impegnata, e si vanta di fornire un servizio eccezionale? Se siete altamente organizzati, proattivi e godere di lavorare in una varietà di compiti — dall'amministrazione finanziaria al coordinamento delle strutture — questo potrebbe essere il perfetto passo successivo nella vostra carriera.

Informazioni sul ruolo Stiamo cercando un talentuoso CRES Administrator per aderire al team Swiss Re's UK & Ireland Corporate Real Estate & Services di Londra. In questo ruolo, sarai una parte fondamentale per garantire che il nostro posto di lavoro funzioni senza soluzione di continuità — sostenendo tutto, dai processi finanziari e dalla gestione delle strutture alle comunicazioni e al coordinamento dei progetti. Sarete un punto centrale di contatto per colleghi, fornitori e servizi in loco, e la vostra presenza a tempo pieno nel nostro ufficio di Londra è essenziale per questo ruolo. La vostra capacità di coordinare efficacemente, risolvere i problemi in modo proattivo, e fornire un livello di servizio costantemente elevato farà una vera differenza per l'esperienza quotidiana di tutti nell'edificio. Principali responsabilità Supporto finanziario

• Alzare e gestire gli ordini di acquisto in modo preciso e tempestivo, garantendo il rispetto dei controlli interni, delle procedure finanziarie e dei requisiti contrattuali
• Elaborare fatture tramite MySpend/Coupa, mantenendo la documentazione finanziaria e i percorsi di audit organizzati in linea con le politiche di Swiss Re
• Monitorare gli ordini di acquisto aperti e le fatture , in seguito proattivamente con i richiedenti, gli approvanti e i fornitori per ridurre al minimo i ritardi e garantire il pagamento tempestivo
• Collabora con Finance, Procurement, vendor e stakeholder interni per supportare processi di acquisto efficienti e risolvere problemi di amministrazione finanziaria

Amministrazione

• Gestisci biglietti neve in collaborazione con Facility Management Support Officers (FMSOs)
• Mantenere i dati sul posto di lavoro in IWMS/Planon, garantendo precisione e record aggiornati
• Coordinare le attività di salute e sicurezza , comprese le valutazioni delle attrezzature per lo schermo (DSE), del primo soccorso e dell'addestramento dei paludi
• Supporta la conformità giuridica, gli argomenti della Gestione Ambientale Interna (IEM) e le certificazioni ISO (ad esempio, ISO14001, ISO50001)
• Contribuire attivamente alle riunioni di team preparando aggiornamenti, prendendo note accurate, registrando azioni concordate e distribuendo elementi di follow-up in modo tempestivo

Supporto per la comunicazione

• Creare e distribuire messaggi di comunicazione di servizio (SCOM) via ContactOne
• Coordinare la distribuzione dei poster e sostenere le comunicazioni relative agli eventi
• Mantenere e aggiornare le informazioni CRES su ContactOne e il portale Enterprise

Supporto del progetto

• Sostenere i progetti CRES tra cui la gestione dei fornitori, il coordinamento delle visite dei siti, i verbali delle riunioni e i miglioramenti degli strumenti in corso (ad esempio, la prenotazione delle sale riunioni e gli strumenti di registrazione dei visitatori)
• Mantenere i record di progetti organizzati di discussioni, decisioni e azioni di follow-up per sostenere la consegna efficace e la visibilità del team

Gestione delle relazioni

• Agire come un contatto chiave per fornitori e fornitori multisito, tra cui Fruitful Office, Lyreco e St John Ambulance
• Partecipare a incontri di gruppo, subtenant e interni, contribuendo in modo costruttivo, catturando punti di discussione chiave, e assicurando che le azioni concordate siano seguite attraverso
• Lavorare in collaborazione con colleghi, fornitori e stakeholder per offrire un'esperienza di lavoro coerente, professionale e orientata al servizio

Informazioni sulla squadra Il team UK & Ireland Corporate Real Estate & Services (CRES) è responsabile per la fornitura e il mantenimento di un ambiente di lavoro di alta qualità, sicuro ed efficiente in Svizzera Re's UK e Irlanda. Il team gestisce un ampio portafoglio di servizi, dalle operazioni di strutture e dalle relazioni con i fornitori ai progetti di lavoro e alla conformità, il tutto con l'obiettivo di creare un'esperienza eccezionale per i colleghi ogni giorno. In qualità di team collaborativo e di supporto, siamo orgogliosi della nostra attenzione ai dettagli, del nostro impegno per l'eccellenza del servizio e della nostra capacità di lavorare insieme per risolvere le sfide e migliorare continuamente.

A proposito di te Sei un professionista affidabile e orientato alla gente che porta energia e struttura a tutto ciò che fai. Sei a tuo agio a discutere più priorità, a comunicare con una vasta gamma di stakeholder, e a garantire che nulla cada attraverso le crepe. Prendi la proprietà del tuo lavoro, segui gli impegni e contribuisci positivamente alle squadre e agli ambienti di cui sei parte. Siamo alla ricerca di candidati che soddisfano questi requisiti:

• Esperienza dimostrata nelle strutture, nella gestione degli uffici o nei servizi aziendali, con una solida comprensione del supporto operativo quotidiano
• Forti competenze di amministrazione finanziaria, tra cui l'esperienza di raccolta ordini di acquisto, l'elaborazione di fatture, e il lavoro con sistemi di approvvigionamento o finanza (ad esempio, Coupa/MySpend o simili)
• Proficienza con MS Office Suite e sistemi di gestione del luogo di lavoro/helpdesk, con la capacità di mantenere dati e record precisi
• Capacità dimostrata di coordinare e sostenere le riunioni, tra cui l'assunzione di note, il monitoraggio delle azioni e il monitoraggio tempestivo con i partecipanti
• Esperienza che supporta la conformità e la gestione della salute e della sicurezza , compresa la familiarità con gli standard ISO o i processi di gestione ambientale

Questi sono ulteriori bello da avere

• Esperienza di lavoro con piattaforme IWMS come Planon
• Familiarità con i sistemi di ticketing Snow o simili strumenti helpdesk
• Esperienza di gestione dei rapporti fornitori o fornitori in un ambiente aziendale
• Esposizione a strumenti di comunicazione interni e portali aziendali
• Uno sfondo per sostenere progetti di lavoro o modificare iniziative
• Forte capacità interpersonali con la capacità di costruire relazioni di fiducia in tutti i livelli di un'organizzazione
• Una mentalità proattiva e orientata alle soluzioni con una passione genuina per offrire un servizio eccellente

Per il Regno Unito, la gamma di stipendio base per questa posizione è compresa tra GBP 28.000 e GBP 42,000 per un ruolo a tempo pieno.

Lo stipendio specifico offerto considera

• I requisiti, la portata, la complessità e le responsabilità del ruolo
• Il proprio profilo del richiedente, tra cui istruzione/qualifica, competenza, specializzazione, competenze ed esperienza

Questo è un ruolo completamente in loco. L'attesa è che sarete presenti nell'ufficio di Londra cinque giorni alla settimana. Informazioni su Swiss Re Svizzera Re è uno dei principali fornitori mondiali di riassicurazione, assicurazione e altre forme di trasferimento di rischio basato su assicurazione, lavorando per rendere il mondo più resiliente. Aspettiamo e gestiamo una vasta gamma di rischi, dalle catastrofi naturali e dai cambiamenti climatici al cybercrimine. Combinando l'esperienza con il pensiero creativo e l'esperienza all'avanguardia, creiamo nuove opportunità e soluzioni per i nostri clienti. Questo è possibile grazie alla collaborazione di oltre 15.000 dipendenti in tutto il mondo.

Il nostro successo dipende dalla nostra capacità di costruire una cultura inclusiva che incoraggia prospettive fresche e pensiero innovativo. Abbracciamo un posto di lavoro dove ognuno ha pari opportunità per prosperare e sviluppare professionalmente indipendentemente dalla loro età, sesso, razza, etnia, identità di genere e/o espressione, orientamento sessuale, capacità fisica o mentale, abilità, pensiero o altre caratteristiche. Nel nostro ambiente inclusivo e flessibile tutti possono portare il proprio sé autentico al lavoro e alla loro passione per la sostenibilità.

Se sei un professionista esperto di ritorno alla forza lavoro dopo una pausa di carriera, ti invitiamo a candidarti per posizioni aperte che corrispondono alle tue competenze e esperienza. Possiamo utilizzare strumenti basati su AI per supportare la revisione e la valutazione delle applicazioni per questa posizione. Questi strumenti forniscono ulteriori informazioni ai nostri team di reclutamento, ma tutte le decisioni di assunzione sono attentamente esaminate e fatte dalle persone. Per saperne di più su come utilizziamo l'IA nel reclutamento e come gestiamo i tuoi dati personali, si prega di rivedere la nostra Informativa sulla privacy dei dati prima di applicare.

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Codice di riferimento: 138910