Assistente Amministrativo — EPFL

Panoramica

Missione Il laboratorio DIAS, sotto la supervisione del professor Ailamaki, è alla ricerca di un assistente amministrativo per supportarne la gestione finanziaria, le operazioni amministrative e le attività di collaborazione.

Principali mansioni e responsabilità Dirigenti amministrativi t

• Amministrazione del personale, preparazione di assunzioni/congedi, contratti di lavoro (accademico, non accademico), impiego di personale accademico e non accademico temporaneo, dottorandi in visita, assistenti didattici, stage (estate@epfl, estate in laboratorio) ecc…
• Organizzazione di viaggi, riunioni, conferenze, seminari, simposi
• Ordini e inventari di materiali di laboratorio, attrezzature
• Creazione e follow-up di note spese e ordini di pagamento
• Posta e corrispondenza in francese e inglese
• Accoglienza di nuovi membri del team, accoglienza (personale e visitatori)
• Gestione completa dei viaggi per i visitatori (visiting professor, ospiti, tirocinanti, studenti in visita, ecc ...

) e file di invito, assistenza nella domanda di visto, alloggio, rimborso delle spese

• Gestione delle assenze
• Gestione dell'agenda (professore e laboratorio)
• Documenti e compiti amministrativi relativi all'insegnamento Gestione finanziaria
• Preparazione del bilancio annuale
• Follow-up dei conti di bilancio
• Follow-up della gestione amministrativa di progetti di ricerca o mandati
• Elaborazione delle fatture dei fornitori e dei debitori
• Gestione della carta di credito del laboratorio
• Supporto al coordinamento delle collaborazioni e del multi-partner