Administrative Assistant — SICPA SA

Descrizione completa

Per il nostro dipartimento commerciale, stiamo cercando un altamente organizzato, proattivo e orientato al servizio:

Assistente amministrativo (a tempo pieno, permanente)

RUOLO

• Gestire complessi accordi internazionali di viaggio, coordinare itinerari e ottimizzare i programmi in linea con gli ordini del giorno dei colleghi
• Coordinare le domande di visto e altri requisiti amministrativi relativi ai viaggi, assicurando che tutta la documentazione necessaria sia preparata e presentata in modo tempestivo
• Coordinate le visite in loco per i clienti e le prospettive, assicurando una logistica senza interruzioni, inclusi gli ordini del giorno, le sale riunioni, le sistemazioni, i trasporti e le prenotazioni di ristoranti
• Assicurarsi un'esperienza di soggiorno fluida e professionale dall'arrivo alla partenza
• Gestire i calendari in modo autonomo, coordinare gli orari, priorizzare le richieste e anticipare i potenziali conflitti
• Organizza riunioni interne ed esterne, conferenze e workshop
• Preparare gli ordini del giorno delle riunioni, coordinare i materiali richiesti e sostenere le azioni di follow-up
• Preparare e conciliare i rapporti di viaggio e di spesa con precisione e con tempestività
• Fornire supporto amministrativo giornaliero a più squadre
• Gestire richieste di acquisto e fatture
• Preparare documenti, presentazioni e report utilizzando strumenti Microsoft Office
• Mantenere registri accurati e garantire un'organizzazione efficace dei documenti

PROFESSIONALE

• Esperienza dimostrata come Assistente Amministrativo che sostiene più squadre o stakeholder, idealmente all'interno di un ambiente internazionale
• Eccellente capacità organizzative e di gestione del tempo, con forte attenzione ai dettagli e la capacità di gestire più priorità
• Proattivo e orientato al servizio, con la capacità di anticipare le esigenze, prendere la proprietà e lavorare autonomamente
• Forte comunicazione e competenze interpersonali, con un demeanore professionale
• Flessibile e adattabile, con la capacità di rimanere calmo ed efficace in un ambiente frenetico
• Alto livello di riservatezza, discrezione e affidabilità
• Hands-on, mentalità orientata alla soluzione con forte iniziativa
• Forte competenza in Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word e PowerPoint)
• Esperienza con SAP è un vantaggio
• La conoscenza dell'etichetta aziendale e le migliori pratiche di ospitalità è un plus
• Fluente in francese e inglese; qualsiasi lingua aggiuntiva è un bene
• atteggiamento positivo e forte spirito di squadra

JOIN US!

• Il nostro successo deriva dai nostri dipendenti altamente qualificati e di talento
• L'imprenditorialità rispettosa e una visione a lungo termine sono fondamentali per il nostro successo
• Il nostro popolo contribuisce ad un mondo più sicuro
• La diversità a tutti i livelli della nostra organizzazione è una forza