Assistante administrative 60%-80% — EPFL

Descrizione completa

Missione

L'École polytechnique fédérale de Lausanne (EPFL) sta cercando un assistente amministrativo dinamico e affidabile per assistere un professore e il suo laboratorio. Il richiedente assicura il regolare funzionamento dei processi amministrativi e funge da interfaccia centrale con i servizi EPFL (HR, finanza, appalti).

Principali compiti e responsabilità

• Gestione del processo HR: assunzione, gestione del contratto, decisioni del visto, integrazione di nuovi dipendenti e collegamento HR.
• Amministrazione finanziaria del laboratorio: monitoraggio del bilancio, verifica delle fatture, gestione dei costi e rendicontazione finanziaria.
• Elaborazione di note a pagamento, dichiarazioni di carta di credito e spese di viaggio secondo le linee guida EPFL.
• Organizzazione e elaborazione degli ordini (materiale, attrezzature, servizi), compresa la logistica.
• Gestione e archiviazione dei documenti (elettronica e fisica).
• Organizzazione di incontri, seminari, visite e viaggi (logistica, alloggio, visti).
• Corrispondenza e gestione dell'ordine del giorno in francese, inglese e tedesco; processo verbale.

Profilo

• Formazione aziendale completata (Commercial Employee CFC o equivalente); Il certificato federale di amministrazione Assistant è un bene.
• Diversi anni di esperienza professionale come assistente amministrativo, idealmente in accademia o ricerca
• Un'esperienza a EPFL è auspicabile.
• Eccellente senso organizzativo, iniziativa, attenzione ai dettagli e discrezione.
• Molto buona conoscenza in francese, tedesco e inglese (scritto e orale).
• Perfetta padronanza di MS Office (tra cui Word, Excel), sistemi ERP e strumenti EPFL.
• Capacità di interagire con team multiculturali a tutti i livelli.

Offriamo

Condizioni di lavoro attraenti in un ambiente internazionale e innovativo in un liceo di fama mondiale.

Ore lavorative flessibili, opportunità di formazione continua e programmi di equilibrio della vita lavorativa.

Una grande autonomia e responsabilità in un team dinamico.

Le domande (CV, lettera di copertura, diplomi) devono essere presentate esclusivamente tramite il portale di carriera di EPFL. Saranno considerati solo i file completi.

Informazioni

Data di inizio: 01/08/2026 o da concordare

Tasso di occupazione minimo: 60.00

Tasso massimo di occupazione: 80.00

Tipo di contratto: CSD

Durata: fino al 31 agosto 2028

Riferimento: 2282