Partner amministrativo senior — Roche

Descrizione completa

La posizione Siamo alla ricerca di un Senior Administration Business Partner per aderire al Chief Marketing Office (CMO). Questa posizione fornisce supporto strategico, operativo e amministrativo ai dirigenti senior all'interno del reparto CMO e tra i team chiave, tra cui 1Marketing, Digital Marketing Office (DMO), Access & Account Marketing (AAM), e Population Health (PH). Questo è un ruolo dinamico, non ciclico. Il successo richiede forti capacità organizzative, esecutive e di comunicazione, comfort con ambiguità, e la capacità di priorità e pivot rapidamente come le esigenze aziendali si evolvono.

Responsabilità del lavoro funzionale

• Executive & Cross-Team Calendar Management: gestire in modo indipendente calendari complessi e dinamici tra i leader senior assegnati (compresi titoli come Senior Director, Executive Director e Vice President), garantendo l'allineamento e la priorità delle attività aziendali chiave e dell'impegno degli stakeholder.
• Pianificazione e esecuzione degli eventi: logistica end-to-end e pianificazione per eventi interni chiave, tra cui: Pranzo e Impara, Giornata dei partner, 1Marketing Town Halls, Marketing Excellence Awards, CMO e ESMDF offsites, e attività di engagement CMO esterne
• Formazione & Rollouts: Sostenere il coordinamento e la consegna di sessioni di formazione a livello organizzativo, programmi e presentazioni di attivazione, assicurando l'esecuzione e l'impegno fluidi tra le parti interessate.
• Data & Confidential Information Handling: Gestisci dati relativi alle persone sensibili e confidenziali (tra cui i rapporti P&C, l'assunzione di tracker, il tracciamento di Veeva e i roster delle persone) e strategie di organizzazione future con la massima discrezione e integrità dei dati.
• Supervisione operativa: gestione d-list, elaborazione di contratti & PO, nuovo noleggio onboarding e gestione interna g-site secondo necessità

Responsabilità del lavoro

• Altamente qualificata in Google Suite e gestione di unità di squadra condivise e complesse richieste di pianificazione, potenzialmente attraverso più fusi orari
• Conoscenza avanzata dei sistemi informatici disponibili Genentech (ex, cSuite, strumenti di collaborazione virtuale)
• Gestire le relazioni con gli stakeholder interni ed esterni, spesso con un alto livello di riservatezza richiesto
• Pianifica grandi riunioni a metà livello, interne (ad esempio, riunione di dipartimento, grande squadra/comitato)
• Gestisci riunioni di programmazione con partner aziendali esterni. Superare le esigenze di preparazione e post-incontro
• Guidare la pianificazione e l'esecuzione di incontri interni che richiedono webcasting, tecnologia sofisticata, ecc.
• Indipendentemente guidare la pianificazione e l'esecuzione di complessi team offsites (che coinvolgono più sedi, giorni, attività e/o esigenze di viaggio)
• Contribuire e assistere con l'agenda e soddisfare la creazione e la distribuzione di materiale, il flusso di eventi e riunioni fuori sede, ecc
• Partecipare a tutte le riunioni interne e assistere alla presa di nota e/o al follow-up dell'azione
• Progetto di comunicazione e-mail per conto di manager, team, dipartimento, leader, ecc
• Gestire gSiti dipartimentali, Spazi, siti web, newsletter, ecc (collegare contenuti, distribuire informazioni, supervisionare la manutenzione)
• Coordinare la raccolta e l'implementazione di feedback per le comunicazioni quando applicabile
• Coordinare una certa logistica delle mosse (gestione dello spazio), collaborare strettamente con il lead di pianificazione dello spazio amministrativo
• Gestire il processo di candidatura/interview (hosting candidate, raccogliere feedback, preparare il pacchetto di assunzione/promozione per il comitato di revisione, partner con Talent Acquisition and Hiring Manager durante tutto il processo)
• Gestire componenti amministrativi e logistica di bordo (assicurare che i nuovi assunti abbiano informazioni per orientamento, eventi di benvenuto, nuovi dispositivi, ecc.)
• Gestire e pianificare eventi di team building e workshop
• Tenere aggiornato sugli allenamenti disponibili e organizzare per team e/o altri amministratori in dept
• Elaborare e gestire gli impegni del venditore/altoparlante, i contratti myBuy e i pagamenti myBuy, ecc
• Mantenere automaticamente i grafici del reparto org

Competenze e qualifiche richieste

• Una media di 5-7 anni relativa gestione amministrativa, operativa o progetto