Premises Operations & Key Project Manager — UBS

Descrizione completa

Sei solida come una roccia quando fornisci grandi progetti con scadenze e budget prestabiliti? Sei appassionato della strategia di portafoglio immobiliare aziendale? Sai come gestire e motivare le squadre? Sei interessato a temi di sostenibilità, dalla gestione ambientale alle certificazioni LEED? Ti piace analizzare i dati complessi?

Questo ruolo include assistere il team con la pianificazione strategica e la gestione del portafoglio immobiliare per tutti gli uffici UBS AUS/NZ, comprende tutti i progetti locali AUS/NZ e le attività correlate per UBS. Per i primi 18 mesi questo ruolo assumerà la responsabilità di Project Sponsor per il nuovo progetto di ufficio UBS Sydney. Ciò richiederà la leadership del team di progetto che si assume la responsabilità di consegnare il nuovo ufficio di Sydney al time frame concordato e budget assegnato.

Le principali responsabilità includono

Immobiliare

• Coinvolgimento con la strategia Immobiliare a breve e a lungo termine, negoziazione con Landlord direttamente o tramite consulenti immobiliari per qualsiasi transazione legata al contratto di locazione
• Progettazione immobiliare, pianificazione dello spazio / soluzioni di ottimizzazione per il cambiamento con i requisiti aziendali
• Preparare i documenti di raccomandazione e cercare le proprietà e le approvazioni dei costi per i progetti di opere minori dalla gestione UBS all'interno di aree designate di responsabilità e in linea con i limiti della delegazione
• Gestione e verifica delle fatture di noleggio AUS/NZ su base mensile per garantire che i dati siano accurati per raccomandare l'approvazione
• Lo sviluppo e l'emissione di report mensili sull'utilizzo dello spazio di occupazione
• Assicurarsi che AUS/NZ soddisfi i requisiti regionali relativi alla supervisione di fornitori immobiliari di terze parti

Progetti e Churn Management

• Gestisci tutte le sedi UBS AUS/NZ per progetti tra cui gite in ufficio (nuovi e vecchi), churns, ristrutturazione ufficio e impilamento ufficio
• Lavorare a stretto contatto con il team di Real Estate localmente e a livello regionale (compresa la gestione aziendale) per fornire supporto immobiliare coerente e coerente con il quadro globale in ciascuno degli uffici UBS
• Generare RFP's per le offerte con raccomandazioni di fair value che lavorano con il team Procurement
• Gestione del programma di progetti che permettono una pianificazione riuscita in linea con le procedure operative per ogni fase di lavoro, dall'inizio alla consegna
• Monitorare e consigliare proattivamente la sostituzione degli asset sul posto di lavoro/ristrutturazione in linea con il ciclo di vita / condizioni di lavoro
• Preparare i documenti di raccomandazione per i casi aziendali che definiscono i costi e l'analisi dei benefici
• Gestire tutte le posizioni UBS AUS/NZ per la segnalazione sull'allocazione dello spazio e la vacanza premessa per essere addebitato indietro e rilasciato ai reparti aziendali
• Applicazione coerente degli strumenti di Real Estate

Operazioni del sito

• Interagire efficacemente con i partner aziendali interni UBS e stabilire un modello di impegno equilibrato con ciascuno di essi e lavorare con loro in un approccio professionale e proattivo impegnativo per garantire un equilibrio tra le richieste aziendali e la strategia e le politiche di Real Estate.
• Gestione di tutte le operazioni UBS AUS/NZ su gestione dei costi, budget e previsioni
• Gestione complessiva del fornitore di servizi di gestione integrata esterna che include SLA per garantire che i KPI siano raggiunti, report mensile, recensioni QBR e gestione delle prestazioni
• Gestire tutte le sedi UBS AUS/NZ in immobili aziendali e operazioni per la gestione e l'escalation degli incidenti, la continuità aziendale / pianificazione della contingenza
• Stabilire e mantenere relazioni di lavoro forti ed efficaci con tutti i manager del reparto aziendale
• Sviluppare e mantenere linee di comunicazione efficaci per creare il meglio nella fornitura di servizi di classe a tutti i partner commerciali e stakeholder di progetto
• Gestire e monitorare ispezioni regolari sul luogo di lavoro e sulle condizioni, assicurando che gli elementi di lavoro siano adeguatamente istruiti Includere l'interazione regolare con i contatti chiave delle unità aziendali per garantire la soddisfazione
• Fornire indicazioni manageriali ai team di consegna locali e risolvere richieste di primo livello
• Sviluppo e gestione in corso