Executive Assistant — Medtronic

Descrizione completa

Presso Medtronic puoi iniziare una carriera di esplorazione e innovazione che dura tutta la vita, contribuendo a promuovere l'accesso e l'equità delle cure sanitarie per tutti. Guiderai con uno scopo, abbattendo le barriere all'innovazione in un mondo più connesso e compassionevole. Una giornata tipo Riportando al Site Leader, questo ruolo rappresenta la spina dorsale operativa del sito. Il candidato ideale è altamente autonomo, discreto e proattivo, combina forti capacità organizzative con un autentico orientamento verso le persone per garantire un'eccellente esperienza a dipendenti e visitatori. Le responsabilità possono includere le seguenti attività e possono essere assegnate altri compiti: Leadership e operazioni del sito

• Fornire supporto amministrativo e operativo di alto livello al Site Leader e al Leadership Team (gestione del calendario, corrispondenza, viaggi, spese, approvazioni)
• Pianificare e coordinare le riunioni del Leadership Team, i Town Hall, i ritiri e le sessioni strategiche, inclusi ordini del giorno, logistica, catering e operazioni di follow-up
• Supervisionare le operazioni quotidiane del sito: sale riunioni, gestione dei visitatori, logistica del luogo di lavoro e supporto ai dipendenti
• Coordinare l'esperienza di visitatori e candidati: accesso al sito, parcheggio, trasporti, catering e procedure per la sala pulita
• Garantire il rispetto delle politiche aziendali in materia di spese, viaggi, acquisti, eventi e gestione dei fornitori
• Promuovere il miglioramento continuo sviluppando modelli, linee guida e pratiche standardizzate che aumentanono l'efficienza del sito
• Gestire informazioni confidenziali e strategiche con la massima discrezione e professionalità
• Supportare la salute e la sicurezza sul posto di lavoro in qualità di primo soccorritore certificato in loco Comunicazione e coinvolgimento dei dipendenti
• Redigere e distribuzione comunicazioni interne, annunci e presentazioni della leadership
• Facilitare la comunicazione tra dipartimenti, management e dipendenti
• Coordinare il riconoscimento dei dipendenti e i gesti per le ricorrenze (compleanni, addii, nascite, lutti, premi)
• Agire come un punto di riferimento affidabile tra i dipendenti e il Leadership Team, trasmettendo feedback rilevanti e partecipando a una cultura positiva del sito Punto di contatto e acquisti
• Essere il punto di contatto principale per le parti interessate ed interne esterne
• Gestire le richieste generali, le chiamate e le email e supportare i dipendenti nelle loro esigenze amministrative e operative
• Creare e gestire gli ordini di acquisto (PO); coordinare il follow-up delle fatture
• Guidare i dipendenti nell'organizzazione di eventi o iniziative interne condividendo le best practice e collegandoli con le risorse giuste Eventi e visite
• Organizzare e coordinare eventi interni, workshop, attività di team building e celebrazioni
• Gestire tutta la logistica degli eventi: programmazione, catering, allestimento delle sale, materiali e trasporti
• Coordinare le visite al sito per ospiti, candidati e nuovi dipendenti
• Supportare le iniziative e gli eventi dei gruppi di risorse per i dipendenti (ERG). Conoscenze ed esperienza richieste:
• CFC in Business Administration (o equivalente), Certificato Federale o Laurea, combinati con una solida esperienza (minimo 3-5 anni) in un ruolo amministrativo o di assistente esecutivo, idealmente in un ambiente industriale o internazionale, con una forte capacità di gestire più priorità in modo indipendente
• Eccellenti capacità organizzative e interpersonali: a proprio agio nel relazionarsi sia con la leadership senior che con tutti i livelli del personale, con una naturale capacità di costruire
• Forte senso di riservatezza, professionalità e discrezione nella gestione di informazioni sensibili o strategiche
• Competenza nella suite Microsoft Office e facilità nelle procedure amministrative (acquisti, gestione delle spese, coordinamento dei fornitori e altri compiti correlati)
• Inglese fluente richiesto (scritto e parlato); capacità di comunicare in modo efficace in un ambiente multiculturale e di produrre comunicazioni interne di alta qualità.
• Requisiti fisici del lavoro Le suddette dichiarazioni sono finalizzate a descrivere la natura generale e il livello di lavoro svolto dai dipendenti assegnati a questa posizione, ma non rappresentano un elenco esaustivo di tutti i requisiti richiesti.