Executive Assistant (Office of the President) — Franklin University Switzerland

Descrizione completa

Executive Assistant, Office of the President Franklin Switzerland · Office of the President · Lugano, Svizzera Reports to: President · Tipo di posizione: Part-time (50%-70%; 20-28 ore a settimana), on-campus About Franklin Switzerland Franklin Switzerland, fondata nel 1969, è una delle prime istituzioni a portare l'educazione alle arti liberali in Europa e ad essere riconosciuta da agenzie di accreditamento statunitensi e svizzeri. Leader nell'educazione internazionale, Franklin fornisce un ambiente di apprendimento esperienziale e multinazionale attraverso piccole classi, forti rapporti studenteschi e docenti, un campus residenziale, e esperienze pratiche di viaggio accademico. Con circa 300 studenti provenienti da più di 60 paesi, ambientati nel paesaggio sicuro e suggestivo di Lugano, Franklin è caratteristico: un'intima comunità residenziale, un'accreditamento dual U.S.-Swiss e un programma di viaggio accademico che trasforma il mondo in classe. Franklin promuove la curiosità intellettuale e il pensiero critico, si sforza per l'eccellenza accademica, e promuove opportunità interdisciplinari per i suoi studenti, docenti e personale. Franklin riconosce i risultati e l'impatto globale della nostra comunità attraverso una cultura di fiducia che rispetta la diversità, l'equità, l'inclusione e il miglioramento continuo. L'Opportunità Franklin Svizzera sta cercando un assistente esecutivo organizzato, proattivo e altamente discreto per fornire supporto amministrativo, operativo e organizzativo all'Ufficio del Presidente. Servendo come hub amministrativo per le operazioni esecutive, la posizione aiuta a coordinare comunicazioni, pianificazione, viaggi, riunioni, amministrazione del Consiglio e processi istituzionali in modo che le priorità esecutive possano andare avanti in modo efficiente e affidabile. Lavorando a stretto contatto con il Presidente, il Consiglio di Amministrazione e i colleghi di tutta l'istituzione, l'Assistente Esecutivo sosterrà anche iniziative selezionate a livello istituzionale, tra cui Avanzamento, efficacia istituzionale, accreditamento e progetti speciali.

• Le responsabilità variano durante tutto l'anno accademico in risposta al calendario istituzionale e alle priorità operative. Questo ruolo è adatto a un professionista orientato al servizio che gode di lavorare in più funzioni, esercita giudizio e discrezione sonori, comunica con fiducia sia in inglese che in italiano, e prospera in un ambiente universitario collaborativo e internazionale. chiave
• Responsabilità Coordinamento esecutivo & Ufficio Amministrazione ▪ Gestire il calendario del Presidente, gli appuntamenti e le priorità di pianificazione. ▪ Coordinare gli incontri con gli stakeholder interni ed esterni, preparare gli ordini del giorno, incontrare i materiali e seguire le comunicazioni sia in inglese che in italiano. ▪ Progetto, modifica, formattazione e distribuzione di corrispondenza, report, presentazioni e altri documenti esecutivi sia in inglese che in italiano. ▪ Gestire le indagini in entrata presso l'Ufficio del Presidente, esercitare un giudizio valido per priorità questioni che richiedono l'attenzione del Presidente. ▪ Coordinate i viaggi nazionali e internazionali, compresi itinerari, alloggi, visti ove richiesto e documentazione relativa. ▪ Preparare le spese di viaggio e i rimborsi. ▪ Tracciare i progetti, le richieste, le scadenze e gli elementi d'azione per conto dell'Ufficio del Presidente, assicurando un tempestivo follow-up tra gli uffici istituzionali. ▪ Mantenere registri confidenziali e servire come principale contatto amministrativo per l'Ufficio del Presidente. Board of Trustees Administration ▪ Serve come il principale supporto amministrativo per il Consiglio dei Trustees e i suoi comitati. ▪ Coordinare il calendario annuale delle riunioni del Consiglio e dei comitati in collaborazione con il Presidente, il Segretario al Consiglio, la Presidenza del Consiglio e le presidenti dei comitati. ▪ Programmare riunioni e gestire la logistica delle riunioni, inviti, presenze e materiali. ▪ Preparare, distribuire e archiviare gli ordini del giorno del Consiglio, i minuti, la documentazione di supporto e i documenti ufficiali. ▪ Mantenere i repository di documenti del Consiglio e garantire ai fiduciari l'accesso tempestivo ai materiali di riunione. ▪ Coordinate trustee viaggi, alloggi, rimborsi e logistica relativa. ▪ Servire come principale collegamento amministrativo per i fiduciari per quanto riguarda gli orari delle riunioni, i viaggi, i materiali del consiglio e altre questioni amministrative. ▪ Sostenere il Segretario al Consiglio gestendo gli aspetti amministrativi e logistici delle operazioni del Consiglio, consentendo al Segretario di concentrarsi sulla governance, la politica, lo sviluppo del Consiglio e le questioni strategiche. Avanzamento & Eventi Istituzionali ▪ Sostenere gli eventi presidenziali e di avanzamento coordinando inviti, registrazioni, sedi, catering, accordi di viaggio, requisiti audiovisivi e materiali di evento. ▪ Preparare le comunicazioni degli eventi e la corrispondenza dei partecipanti sia in inglese che in italiano. ▪ Assistere con donatore, alunni, fiduciario e eventi istituzionali sponsorizzati dall'Ufficio del Presidente o dall'Ufficio di Avanzamento. ▪ Assistere con la pianificazione e la consegna della cerimonia annuale Commencement ed eventi circostanti. Supporto ▪ Fornire supporto amministrativo per l'efficacia istituzionale, la pianificazione e l'accreditamento delle attività attraverso la gestione dei documenti, il coordinamento dei dati, la gestione delle prove, l'amministrazione delle indagini e i relativi processi amministrativi. ▪ Assistere con la raccolta e l'organizzazione di dati istituzionali da parte di unità accademiche e amministrative. ▪ Mantenere gli archivi dei rapporti istituzionali, sostenere la documentazione e i documenti storici. ▪ Assistere nella preparazione di relazioni istituzionali ricorrenti e rispondere alle richieste di dati istituzionali. ▪ Coordinare le indagini istituzionali e i relativi processi amministrativi. ▪ Supporta l'accreditamento e l'assicurazione della qualità attraverso la gestione delle prove, l'organizzazione dei documenti e il monitoraggio. ▪ Mantenere il deposito delle prove di MSCHE Self-Study e coordinare le richieste di prove negli uffici di Franklin. ▪ Assistere nello sviluppo di processi amministrativi efficienti che supportano le attività di reporting istituzionale, valutazione e accreditamento. Ufficio Operazioni ▪ Accogliere i visitatori dell'Ufficio del Presidente e rispondere alle richieste in inglese e italiano. ▪ Risposta e telefonate dirette per l'Ufficio del Presidente e fornire una copertura di ricezione concomitante come esigenze operative. ▪ Mantenere registri di uffici, sistemi di deposito e procedure amministrative. ▪ Sostenere progetti speciali e svolgere altri compiti coerenti con le responsabilità dell'Ufficio del Presidente e la missione dell'istituzione. Esperienza e
• Qualifiche Il candidato di successo unirà forti competenze amministrative con giudizio sano, discrezione e un approccio orientato al servizio. Le seguenti qualifiche sono attesi: ▪ Formazione e preparazione professionale — Un apprendistato commerciale (EFZ), una maggiore qualifica professionale, diploma di laurea o preparazione professionale equivalente. ▪ Esperienza rilevante — Almeno tre anni di esperienza di supporto amministrativo o esecutivo progressivamente responsabile, preferibilmente sostenere la leadership senior. ▪ Organizzazione e coordinamento: eccellenti capacità organizzative, di pianificazione e di coordinamento del progetto e del processo, con capacità dimostrata di gestire più progetti, scadenze e stakeholder in un ambiente veloce. ▪ Comunicazione — Eccezionale capacità di comunicazione scritta e verbale sia in inglese che in italiano. ▪ Giudizio e riservatezza — Capacità di esercitare un giudizio sano, mantenere la riservatezza rigorosa e gestire le informazioni sensibili con discrezione. ▪ Gestione delle relazioni — Forte capacità interpersonali e un approccio professionale, orientato al servizio ai colleghi, ai fiduciari, ai visitatori e agli stakeholder esterni. ▪ Tecnologia — Proficienza con Microsoft 365 e tecnologie per uffici standard. ▪ Iniziativa e adattabilità — Capacità di lavorare in modo indipendente, prendere iniziative, risolvere problemi e adattarsi alle mutevoli priorità. Esperienza Preferita ▪ Esperienza nell'istruzione superiore, non profit o organizzazioni internazionali. ▪ Esperienza di supporto alla leadership e/o ai consigli di amministrazione. ▪ Esperienza coordinante eventi istituzionali o donatori. ▪ Familiarità con CRM, sondaggi o sistemi informativi istituzionali (ad esempio, Slate, Qualtrics, o piattaforme simili), insieme a competenze in Excel e altri strumenti di reporting. ▪ Esperienza che supporta iniziative di accreditamento, valutazione o efficacia istituzionale. Competenze e qualità personali ▪ Organizzazione e pianificazione ▪ Giudizio e discrezione professionale ▪ Comunicazione chiara ed efficace ▪ Gestione delle relazioni ▪ Coordinamento del progetto e del processo ▪ Orientamento del servizio ▪ Adattibilità e flessibilità ▪ Attenzione ai dettagli ▪ Problem solving ▪ literacy digitale Come applicare per considerazione dal comitato di ricerca, i candidati devono presentare i seguenti documenti in formato PDF a [email protected]: ▪ Si prega di notare che, a causa del visto svizzero e del regolamento di lavoro-permesso, le domande da cittadini svizzeri o UE saranno date priorità nel processo di valutazione.

Domande frequenti su questo annuncio