Executive Assistant & Coordinatore dell'Ufficio — UBS

Il Coordinatore dell'Assistente e dell'Ufficio è fondamentale per garantire l'efficace coordinamento delle priorità esecutive e delle operazioni di ufficio quotidiane. La posizione richiede forti capacità organizzative, discrezionali e la capacità di gestire più priorità in un ambiente veloce e diretto. Questo è un ruolo in-office basato nella sede di Salt Lake City e richiede una regolare presenza in loco per sostenere le esigenze di business e leadership. Responsabilità chiave: Operazioni e coordinamento degli uffici • Servire come un contatto operativo chiave per l'ufficio centrale UBS Bank USA Salt Lake City. • Coordinate le operazioni di ufficio, compresa la gestione dei visitatori, le disposizioni di seduta, la logistica di riunione executive e il supporto amministrativo generale. • Partner con Servizi, Sicurezza e il team di gestione Salt Lake City per garantire operazioni di ufficio fluide ed efficienti. • Supporta attività di gestione degli uffici più ampie, tra cui la supervisione di forniture, attrezzature e organizzazione del lavoro. Supporto esecutivo e governo • Fornire supporto amministrativo al Capo della Governance, compresa la gestione del calendario, la preparazione delle riunioni e il coordinamento delle priorità. • Coordinate comitato di gestione e incontri legati alla governance, tra cui pianificazione, monitoraggio dei partecipanti, preparazione dei materiali e logistica, secondo le necessità. Incontri, Eventi & Engagement Esecutivo • Assistere nella pianificazione e coordinare riunioni di leadership in loco, sale comunali e visite esecutive. • Fornire supporto in loco per i dirigenti senior in visita (CEO, Presidente), garantendo un'esperienza senza interruzioni durante le visite a Salt Lake City. Supporto amministrativo e operativo • Gestire le richieste di approvvigionamento, compreso l'approvazione e il coordinamento delle forniture di ufficio e l'acquisto di attrezzature. • Coordinare le modalità di viaggio e la rendicontazione delle spes