Executive Assistant & Office Coordinator — UBS

Descrizione completa

Il Coordinatore dell'Assistente e dell'Ufficio è fondamentale per garantire l'efficace coordinamento delle priorità esecutive e delle operazioni di ufficio quotidiane. La posizione richiede forti capacità organizzative, discrezionali e la capacità di gestire più priorità in un ambiente veloce e diretto.

Questo è un ruolo in-office basato nella sede di Salt Lake City e richiede una regolare presenza in loco per sostenere le esigenze di business e leadership.

Responsabilità chiave

Operazioni e coordinamento degli uffici

• Servire come un contatto operativo chiave per l'ufficio centrale UBS Bank USA Salt Lake City.
• Coordinate le operazioni di ufficio, compresa la gestione dei visitatori, le disposizioni di seduta, la logistica di riunione executive e il supporto amministrativo generale.
• Partner con Servizi, Sicurezza e il team di gestione Salt Lake City per garantire operazioni di ufficio fluide ed efficienti.
• Supporta attività di gestione degli uffici più ampie, tra cui la supervisione di forniture, attrezzature e organizzazione del lavoro.

Supporto esecutivo e governo

• Fornire supporto amministrativo al Capo della Governance, compresa la gestione del calendario, la preparazione delle riunioni e il coordinamento delle priorità.
• Coordinate comitato di gestione e incontri legati alla governance, tra cui pianificazione, monitoraggio dei partecipanti, preparazione dei materiali e logistica, secondo le necessità.

Incontri, Eventi & Engagement Esecutivo

• Assistere nella pianificazione e coordinare riunioni di leadership in loco, sale comunali e visite esecutive.
• Fornire supporto in loco per i dirigenti senior in visita (CEO, Presidente), garantendo un'esperienza senza interruzioni durante le visite a Salt Lake City.

Supporto amministrativo e operativo

• Gestire le richieste di approvvigionamento, compreso l'approvazione e il coordinamento delle forniture di ufficio e l'acquisto di attrezzature.
• Coordinare le modalità di viaggio e la rendicontazione delle spese per il Capo della Governance.
• Mantenere e amministrare i sistemi di archiviazione (elettronici e manuali), garantire accuratezza, accessibilità e conformità alle politiche organizzative.
• Mantenere le comunicazioni in arrivo, incluse le chiamate e la posta, con professionalità e discrezione.

Eseguire e coordinare compiti amministrativi di routine e specializzati secondo le necessità di sostenere le priorità aziendali