Assistant évènementiel et administratif (H/F) — Patek Philippe

Descrizione completa

Missione

All'interno della divisione Vendite e Marketing, l'Assistente Eventi e Amministrativo avrà la missione principale di supportare l'Events Manager nell'organizzazione e gestione di eventi di alto livello per i clienti della Fiera (partner, clienti VIP, ecc.). Le sue missioni riguarderanno la gestione logistica, il coordinamento dei fornitori di servizi esterni, gli aspetti di bilancio e la comunicazione interna nel rispetto delle specifiche e delle scadenze.

Responsabilità

• Raccogliere i nomi dei clienti dal team di vendita
• Contatta i clienti per invitarli all'evento.
• Assistere nella preparazione della presentazione.
• Invia "save the date" quindi organizza e supervisiona l'invio degli inviti cartacei.
• Mantieni aggiornato l'elenco e assicurati lo stock di inviti.
• Aggiornare la rispettiva partecipazione al CRM.
• Fornire informazioni relative all'evento alla sicurezza.
• Prenotare limousine per i trasferimenti dei clienti; prenotare posti auto.
• Prenota hotel e ristoranti.
• Coordinare il lavoro del ristoratore (budget, menu, servizio, orari).
• Coordinare le decorazioni floreali (compreso l'albero di Natale) con il fiorista.
• Monitorare le consegne dei fornitori (tavole estive e natalizie).
• Prenotare la sala da pranzo o il ristorante.
• Prenotare l'attrezzatura per il catering (tavoli e sedie, tovaglie, stoviglie, ecc.).
• Prenota il servizio di un fotografo.
• Preparare i regali per i clienti.

Profilo ricercato

• Laurea in Management dell'Ospitalità, Relazioni Pubbliche, diploma di una scuola specializzata in comunicazione (o equivalente).
• Da 2 a 5 anni di esperienza nel settore degli eventi
• Forte sensibilità al business e al mondo del Lusso
• Ottima conoscenza tecnica e storica del marchio e dei prodotti.
• Competenze linguistiche essenziali: francese/inglese, altre lingue costituiscono un vantaggio.
• Ottimo rapporto con tutte le parti (clienti, team e stakeholder)
• Buone capacità di scrittura
• Capacità di organizzazione e coordinamento
• Capacità di lavorare su più attività contemporaneamente
• Reattività e capacità di risolvere rapidamente i problemi
• Perfetta padronanza degli strumenti gestionali e di marketing (software CRM, piattaforma di registrazione, e-mailing)
• Perfetta padronanza dei software per ufficio (Suite Office: Word, Excel, monitoraggio del budget e tabelle di presentazione)
• Presentazione eccellente.

Riferimento lavorativo

3661