Assistente esecutivo — Zurich Insurance (sede Ticino)

Panoramica

Stiamo cercando un assistente esecutivo per eseguire una serie di compiti amministrativi per supportare il nostro CEO, SG.

In qualità di Assistente Esecutivo provvederai a servizi amministrativi e di supporto generali e confidenziali, comprese le attività quotidiane come la gestione dei diari, l'organizzazione di riunioni, la prenotazione di viaggi, la gestione dei pagamenti / spese, la composizione della documentazione / corrispondenza e la gestione delle richieste.

• Gestire, coordinare e mantenere il programma del CEO, tra cui riunioni, appuntamenti e altre attività. Altamente abile nella gestione del calendario, gestire efficacemente le priorità e risolvere i conflitti nel programma del CEO.

• Superare e gestire l'itinerario e l'agenda, la logistica dei viaggi e le attività, comprendendo sistemazioni, trasporti e pasti. Coordinate con colleghi e contatti esterni per organizzare viaggi, visti e alloggio.

• Coordinate grandi eventi che coinvolgono il CEO. Assistere nell'organizzazione di riunioni e eventi di fidanzamento di partner regolari, tra cui la gestione della logistica, la preparazione per conferenze, sale di prenotazione e strutture, e organizzare rinfreschi.

• Rispondere a e inviare e-mail per conto dell'amministratore delegato, anche trasmettendoli al personale appropriato per la gestione.

• Componi corrispondenza di routine e non-routine e presentazione da brevi note, istruzioni orali o scritte.

• Assistere con richieste di pagamento del fornitore, assicurando che tutte le richieste di pagamento siano presentate e elaborate tempestivamente. Preparare i rapporti di spesa e gestire i pagamenti per gli articoli di spesa.

• Assistere con la gestione dei documenti e il deposito elettronico, mantenendo la professionalità e la riservatezza rigorosa con tutti i materiali.

• Sostenere progetti specifici da una prospettiva amministrativa, come e quando necessario.