Executive Assistant — Roche

Descrizione completa

A Roche puoi apparire come te stesso, abbracciato per le qualità uniche che porti. La nostra cultura incoraggia l'espressione personale, il dialogo aperto e i legami genuini, dove siete valorizzati, accettati e rispettati per chi siete, permettendovi di prosperare sia personalmente che professionalmente. Questo è il modo in cui vogliamo prevenire, fermare e curare le malattie e garantire che tutti abbiano accesso alla salute oggi e per le generazioni a venire. Unisciti a Roche, dove ogni voce conta. La posizione Principali compiti:

• Fornisce supporto amministrativo a capo dell'ente legale 6221
• Richiede una conoscenza approfondita delle operazioni, politiche e procedure aziendali. Cura i dettagli di una natura altamente riservata e critica.
• Raccoglie e prepara le informazioni per l'uso in discussioni / incontri di personale esecutivo e persone esterne. Riunioni verbali, circola note e possiede il repository dei documenti del sito
• Preparare materiali di presentazione per riunioni di leadership. Assicura che tutti gli incontri siano programmati. comprensione approfondita dell'ufficio di MS e di Google documenti, diapositive e fogli
• Rende contatti di alto livello di natura sensibile all'interno e all'esterno dell'azienda. Calendario, prenotazioni di viaggio, eventi, appuntamenti dei visitatori e sincronizza gli orari della testa dell'entità legale per attività senza soluzione di continuità e produttive
• Funziona autonomamente all'interno di procedure e pratiche stabilite.
• Gestione all'interno del bilancio amministratore
• Anticipa modelli e link; guarda oltre il problema immediato alle implicazioni più ampie.
• Richiede una certificazione professionale o un'esperienza equivalente nel lavorare con dirigenti di alto livello all'interno e all'esterno della società, clienti, fornitori, visitatori e altri dignitari.
• Sono richieste conoscenze approfondite delle operazioni aziendali e ottime capacità di comunicazione.
• Eccellente capacità di comunicazione verbale e scritta. Confidente, persona amabile che mantiene relazioni con gli stakeholder interni ed esterni
• Esegui funzioni di supporto amministrativo varie e complesse, affidando il gestore di dettagli amministrativi e richiedendo la conoscenza di politiche, pratiche e procedure di reparto. Completa gli incarichi che possono richiedere la partecipazione e la documentazione delle riunioni. Prepara memos, report, fogli di calcolo e presentazioni. Coordina le conferenze nazionali e internazionali. Recensioni e priorità posta in arrivo, e risponde direttamente alle richieste di routine generali. Imposta e mantiene file, documenti e registri. Schermi in arrivo chiamate e prende messaggi. Assiste nel coordinamento della preparazione del bilancio del dipartimento e controlla le spese. Raccogli informazioni da varie fonti e compila i dati per preparare i report.
• Organizza riunioni e appuntamenti.
• Coordina le modalità di viaggio nazionali e internazionali; compila i rapporti di spesa per la presentazione per il Capo e la squadra.
• Acquisti forniture di ufficio. Immette i dati in SAP / MyBuy e utilizza il sistema per monitorare gli ordini di acquisto e/o budget.
• Serve come risorsa informativa sulle politiche e le procedure di reparto, divisione e organizzazione. Mantiene il rispetto dei cambiamenti, e assiste il gestore nell'attuazione di nuove / revisionate procedure.
• Può fornire occasionali leadership o guida ad altre posizioni di supporto amministrativo e di bordo di nuovi amministratori e fornire loro mentorship.
• Formazione e sviluppo continuo su applicazioni PC, SAP-Tools e tecnologie interne
• Guidare l'agenda regolare LT e coordinare le riunioni, le questioni chiave di azione e le decisioni per le chiamate LT bi-settimanali ricorrenti e le riunioni F2F
• Fornire complessi incontri di coordinamento ed eventi tra cui impegni esterni, verificare lo stato se necessario e coordinare con le affiliate dell'India Ulteriori compiti:
• Responsabile del processo di gestione e documentazione in SAP/R3
• Cornerstone Learning Expert / Cornerstone Super Admin per i rapporti di livello del sito Per tutti i dipendenti:
• Ottimizza i processi al fine di aumentare gli standard di qualità ed efficienza. Chi siamo Un futuro più sano ci spinge a innovare. Insieme, più t