Executive Assistant & Operations Officer — Swiss Re

Descrizione completa

L'Executive Assistant & Operations Officer for Public Sector Solutions fornisce un supporto esecutivo dedicato al responsabile delle soluzioni per il settore pubblico (PSS), assicurando il buon funzionamento di un'agenda di leadership complessa, le interazioni degli stakeholder e le attività chiave di coinvolgimento. Il ruolo è principalmente focalizzato sul supporto esecutivo e include responsabilità di coordinamento operativo che contribuiscono al funzionamento efficace del team PSS, tra cui amministrazione di bilancio, attività di coinvolgimento dei dipendenti, reporting di gestione, sale comunali, offsite e impegni esterni selezionati. Informazioni sul ruolo Questo ruolo di Executive Assistant supporta il Head of PSS in un ambiente veloce e esterno. Il candidato di successo agirà come partner di fiducia, aiutando a gestire le priorità, coordinare le attività e garantire la regolare esecuzione degli impegni di leadership in un contesto internazionale. Il ruolo richiede giudizi forti, resilienza, discrezione e la capacità di rispondere con calma alle priorità in rapida evoluzione. Il candidato di successo organizzerà spesso incontri con i clienti, le prospettive, i broker e gli stakeholder del settore pubblico su breve preavviso, e lavorerà a stretto contatto con i loro uffici esecutivi e assistenti in tutto il mondo. Il ruolo offre l'esposizione a leader senior, clienti, broker e stakeholder del settore pubblico ed è adatto a un EA esperto che gode di lavorare a stretto contatto con i decisori e di fornire supporto di alta qualità in un ambiente esigente.

Responsabilità chiave

• Gestire un calendario complesso e in rapida evoluzione per il Capo di PSS, assicurando una priorità premurosa di incontri, viaggi, impegni di leadership e interazioni degli stakeholder.
• Coordinate i viaggi nazionali e internazionali, gli itinerari e la logistica relativa, compresa la preparazione per incontri interni ed esterni senior.
• Gestire un programma esecutivo dinamico, regolare frequentemente i programmi e coordinare le riunioni con gli stakeholder interni e esterni senior su breve preavviso.
• Costruire rapporti di lavoro efficaci con gli assistenti esecutivi e gli uffici delle parti interessate in Svizzera Re, clienti, broker e organizzazioni del settore pubblico per facilitare il coordinamento tempestivo.
• Preparare materiali di briefing e presentazioni a livello esecutivo, tra cui profili di stakeholder, obiettivi, informazioni di sfondo e considerazioni chiave.
• Pianificare e coordinare la partecipazione del Responsabile del PSS al Forum Economico Mondiale e ad altri impegni esterni di alto profilo, tra cui programmazione intensiva delle riunioni, coordinamento delle parti interessate, logistica, preparazione di briefing e supporto in tempo reale durante i periodi di eventi.
• Sostenere la preparazione e il coordinamento di incontri di leadership, ordini del giorno, documentazione, azioni di follow-up e routine di governance.
• Agire come punto di contatto affidabile per gli stakeholder interni ed esterni, gestire informazioni sensibili e riservate con professionalità e discrezione.
• Deputare per altri assistenti PSS durante le assenze, dove necessario.

Budget, Expense & Amministrazione Operativa

• Sostegno alle attività di bilancio, di spesa e di gestione dei costi per PSS in collaborazione con gli stakeholder finanziari.
• Aiuta a coordinare gli input di pianificazione del budget, le attività di reporting mensile, gli accruals, l'allocazione dei costi e i relativi follow-up.
• Coordinare l'amministrazione delle spese, gli ordini di acquisto, l'amministrazione di approvvigionamento e le interazioni dei fornitori mantenendo la documentazione accurata e la segnalazione.

Attività dei dipendenti

• Coordinare l'impegno dei dipendenti, il NPS e i processi di feedback degli stakeholder su PSS
• Supporta l'esecuzione dell'indagine, il monitoraggio delle risposte, i riassunti di gestione e le azioni di follow-up
• Sostenere la pianificazione e la consegna di sale comunali PSS, incontri di leadership, offsite e eventi di squadra selezionati

Informazioni sulla squadra Public Sector Solutions (PSS) sviluppa e gestisce le relazioni Swiss Re con governi, istituzioni pubbliche e organizzazioni sovranazionali a livello globale. Il team opera in più regioni e collabora a stretto contatto con i partner di Swiss Re. A proposito di te Sei un professionista altamente organizzato e resiliente che prospera in un ambiente internazionale frenetico. Si eccelle nella gestione di priorità concorrenti, la costruzione di forti relazioni con gli stakeholder di diverse culture e livelli di anzianità, e portare la struttura a situazioni complesse. Siete proattivi, in grado di anticipare le esigenze, lavorare in modo indipendente e dimostrare costantemente professionalità, integrità e discrezione quando si tratta di questioni sensibili. Esperienza significativa nell'Assistente Esecutivo, nel Supporto Esecutivo, o nei ruoli di supporto aziendale senior comparabili all'interno di un'organizzazione multinazionale.

• Esperienza comprovata che supporta dirigenti senior con programmi complessi, viaggi internazionali e ambienti di stakeholder esigenti
• Competenze avanzate di Excel, compresa la capacità di analizzare, strutturare e presentare le informazioni con precisione
• Forte competenze di PowerPoint, con la capacità di preparare presentazioni professionali di livello executive e materiali di briefing
• Esperienza con budget, report dei costi, processi di approvvigionamento o amministrazione operativa
• Forte Microsoft Capacità di ufficio e volontà di imparare nuovi strumenti e sistemi interni

Lingue

• Inglese fluente, scritto e parlato
• Il tedesco è un vantaggio e tutte le lingue aggiuntive sono i benvenuti

Per la Slovacchia la fascia salariale di base per questa posizione è compresa tra 1.800 euro e 2.800 euro al mese (per un ruolo a tempo pieno). Lo stipendio specifico offerto considera:

• i requisiti, la portata, la complessità e le responsabilità del ruolo,
• il proprio profilo del richiedente, tra cui istruzione/qualifica, competenza, specializzazione, competenze ed esperienza.

Oltre al vostro stipendio base, si può essere idonei per ulteriori ricompense e benefici, tra cui un attraente bonus basato sulle prestazioni. Forniamo feedback a tutti i candidati via e-mail. Se non avete sentito indietro da noi, si prega di controllare la cartella spam. #LI-Hybrid # Informazioni su Swiss Re Svizzera Re è uno dei principali fornitori mondiali di riassicurazione, assicurazione e altre forme di trasferimento di rischio basato su assicurazione, lavorando per rendere il mondo più resiliente. Aspettiamo e gestiamo una vasta gamma di rischi, dalle catastrofi naturali e dai cambiamenti climatici al cybercrimine. Combinando l'esperienza con il pensiero creativo e l'esperienza all'avanguardia, creiamo nuove opportunità e soluzioni per i nostri clienti. Questo è possibile grazie alla collaborazione di oltre 15.000 dipendenti in tutto il mondo.

Il nostro successo dipende dalla nostra capacità di costruire una cultura inclusiva che incoraggia prospettive fresche e pensiero innovativo. Abbracciamo un posto di lavoro dove ognuno ha pari opportunità per prosperare e sviluppare professionalmente indipendentemente dalla loro età, sesso, razza, etnia, identità di genere e/o espressione, orientamento sessuale, capacità fisica o mentale, abilità, pensiero o altre caratteristiche. Nel nostro ambiente inclusivo e flessibile tutti possono portare il proprio sé autentico al lavoro e alla loro passione per la sostenibilità.

Se sei un professionista esperto di ritorno alla forza lavoro dopo una pausa di carriera, ti invitiamo a candidarti per posizioni aperte che corrispondono alle tue competenze e esperienza. Possiamo utilizzare strumenti basati su AI per supportare la revisione e la valutazione delle applicazioni per questa posizione. Questi strumenti forniscono ulteriori informazioni ai nostri team di reclutamento, ma tutte le decisioni di assunzione sono attentamente esaminate e fatte dalle persone. Per saperne di più su come utilizziamo l'IA nel reclutamento e come gestiamo i tuoi dati personali, si prega di rivedere la nostra Informativa sulla privacy dei dati prima di applicare.

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Codice di riferimento: 138767