Senior Administrative Assistant / Event Planner — Roche

Descrizione completa

A Roche puoi apparire come te stesso, abbracciato per le qualità uniche che porti. La nostra cultura incoraggia l'espressione personale, il dialogo aperto e i legami genuini, dove siete valorizzati, accettati e rispettati per chi siete, permettendovi di prosperare sia personalmente che professionalmente. Questo è il modo in cui vogliamo prevenire, fermare e curare le malattie e garantire che tutti abbiano accesso alla salute oggi e per le generazioni a venire. Unisciti a Roche, dove ogni voce conta.

La posizione

Responsabilità essenziali

Per svolgere questo lavoro con successo, un individuo deve essere in grado di imparare o svolgere questi doveri e responsabilità essenziali:

• Orari appuntamenti, incontri, itinerari di viaggio e coordinate relative alle modalità.
• Prepara e gestisce i rapporti di spesa attraverso il settling.
• Partecipa alle riunioni, registra e distribuisce i verbali delle riunioni.
• Prepara e analizza tendenze complesse, report e presentazioni disegnando dati da una varietà di fonti.
• Assiste nella preparazione dei rapporti di bilancio e di progetto come richiesto.
• Ricerche, raccoglie, compila e analizza una vasta gamma di informazioni e dati complessi.
• Progetta procedure per mantenere record, file e procedure riservate.
• Progettazione di modelli operativi per le politiche, le procedure e le comunicazioni dei siti.
• Prepara e inizia la corrispondenza di routine e non-routine e la memoranda.
• Responsabile del rilascio accurato di una varietà di comunicazioni e informazioni che influiscono sull'organizzazione.
• Può avere responsabilità di controllo informale.
• Richiede un'ampia e completa esperienza, abilità e conoscenza delle politiche e delle pratiche organizzative
• Responsabile del mantenimento e del continuo miglioramento della qualità e degli obiettivi.
• Responsabile per l'acquisto dall'ordine all'esecuzione di PO nel sistema SAP.
• Recensioni fatture ricevute e le inserisce nel sistema SAP, confermando che le spese sono per concetti e importi corretti
• Coordinate e strutture di supporto acquistano e gestiscono le seguenti aree: pulizia, necessità di pranzo (caffè, tè, ecc). e altri come necessario.
• Supporta tutte le esigenze di salute sul lavoro, inclusa la partecipazione e/o l'ingresso al Comitato di emergenza e SHE.
• Coordina eventi di fidanzamento, tali noi inaugurazioni, sale comunali, LT incontro globale.
• Responsabile per la ricezione e altri back up di Admin

QUALIFICA RICHIESTA

Istruzione ed esperienza

• Laurea in università
• Esperienza amministrativa minima di 5 anni che include il supporto a un leader senior.
• Conoscenza dei sistemi e delle procedure di gestione degli uffici
• Esperienza di lavoro utilizzando strumenti collaborativi come Google suite
• Proficienza in MS Office

Conoscenza, abilità e abilità

• Forte capacità organizzative e di pianificazione
• Capacità di gestire più funzioni in una sola volta
• Efficiente ed efficace comunicazione orale e scritta; compreso il forte requisito di lingua inglese
• competenze informatiche avanzate
• Capacità dimostrata di esercitare un giudizio indipendente e impiegare competenze di ragionamento avanzate
• Capacità analitiche e di problem solving ben sviluppate
• Richiede la capacità di lavorare con informazioni altamente riservate.

Certificazioni, licenze e/o registrazioni

• Non richiesto

DEMANDE PHYSICAL/AMBIENTE DOMANDA

Durante l'esecuzione dei compiti di questo lavoro, il dipendente è regolarmente tenuto a stare in piedi; usare le mani per dita, maniglia, o sentire; raggiungere con mani e braccia; sedersi e parlare, sentire o sentire. Il dipendente è occasionalmente tenuto a camminare e stoop, o in ginocchio, crouch. Il dipendente deve anche occasionalmente sollevare e / o muoversi fino a 5 sterline. Le capacità di visione specifiche richieste da questo lavoro includono la visione ravvicinata, la percezione della profondità e la capacità di regolare la messa a fuoco. Le caratteristiche dell'ambiente di lavoro qui descritte sono rappresentative di quegli incontri di un dipendente durante l'esecuzione delle funzioni essenziali di questo lavoro. Alloggi ragionevoli possono essere fatti per le persone con disabilità - valutazione per determinare il fitness sarà fatto dal medico aziendale. Dipendenti