Administrative & Marketing Events Specialist — Roche

Descrizione completa

A Roche puoi apparire come te stesso, abbracciato per le qualità uniche che porti. La nostra cultura incoraggia l'espressione personale, il dialogo aperto e i legami genuini, dove siete valorizzati, accettati e rispettati per chi siete, permettendovi di prosperare sia personalmente che professionalmente. Questo è il modo in cui vogliamo prevenire, fermare e curare le malattie e garantire che tutti abbiano accesso alla salute oggi e per le generazioni a venire. Unisciti a Roche, dove ogni voce conta. La posizione Un futuro più sano. È ciò che ci spinge a innovare. Per avanzare continuamente la scienza e garantire che tutti abbiano accesso alla salute di cui hanno bisogno oggi e per le generazioni a venire. Creare un mondo in cui tutti abbiamo più tempo con le persone che amiamo. Il Coordinatore Marketing Events & Amministrativo funge da specialista a doppio impatto, garantendo l’esecuzione senza soluzione di continuità di eventi aziendali di alto profilo mantenendo l’integrità operativa dei processi amministrativi e finanziari dell’azienda. Doveri e responsabilità chiave; 1. Supporto amministrativo generale

• Fornire il supporto di livello esecutivo a Country Manager
• Travel & Entertainment (T&E): Coordinamento dei viaggi d'affari. Questo include la prenotazione di voli, alloggi alberghieri e trasferimenti di terra, assicurando le modalità di allineamento con le politiche di viaggio aziendali.
• Gestione delle Spese (Concur): Assicurarsi che tutte le / affermazioni includono documenti di supporto validi (ricevute ufficiali, fatture) e rispettare gli standard di audit interni.
• Corporate Credit Card Management: supervisionare l'emissione della carta, limitare il monitoraggio e supportare la conformità all'utilizzo.
• Monitoraggio operativo: Traccia e mantieni "Forme di eventi" e altri registri amministrativi per garantire che le richieste dipartimentali siano elaborate e archiviate sistematicamente.
• Corporate Events Management: Sostenere la logistica di eventi a livello aziendale come Convenzioni nazionali, Conferenze di metà anno e celebrazioni per le vacanze per citarne alcuni. Gestire i rapporti con i fornitori esterni (catering, audiovisivi, luoghi) e gli stakeholder interni per garantire l'esecuzione senza soluzione di continuità. 2. Strategia e gestione dei progetti
• Gestione del progetto: Supporto per la pianificazione, l'organizzazione e l'esecuzione di vari eventi, tra cui conferenze, seminari, webinar, programmi di formazione clienti/clinici, fiere, eventi aziendali e lanci di prodotto. Supporto in tutti gli aspetti della pianificazione degli eventi, tra cui la selezione delle sedi, la gestione dei fornitori, la ristorazione, le attrezzature audiovisive, i trasporti e le sistemazioni. Riunione di tutti i requisiti delle parti interessate per garantire i risultati degli eventi di successo.
• Sviluppo del concetto: supporto nello sviluppo di concetti, temi e obiettivi basati su requisiti di stakeholder/organizzazione. Collabora con team interfunzionali per sviluppare branding, signage e materiali collaterali.
• Gestione degli stakeholder: coordinare con i clienti o gli stakeholder interni per determinare gli obiettivi degli eventi, il budget, la timeline e i requisiti logistici. Sviluppare e mantenere relazioni con fornitori di eventi, negoziare contratti e garantire soluzioni convenienti.
• Gestione del marchio: Coordinate attività di marketing degli eventi e promozionali, compresi i canali online e offline, per massimizzare la partecipazione e il coinvolgimento dei partecipanti. Gestisci la creazione e la consegna di contenuti coinvolgenti e pertinenti in vari canali, garantendo coerenza nella messaggistica e nel branding per eventi. Collabora con marketing, vendite e altri team rilevanti per allineare gli sforzi di comunicazione dei clienti.
• Gestione dell'esperienza dei clienti: Condurre valutazioni post-evento, raccogliere feedback e analizzare il successo degli eventi contro gli obiettivi predefiniti. Analizzare i punti di contatto e le interazioni dei clienti attraverso diversi canali per identificare le opportunità di miglioramento e fornire esperienze personalizzate durante il viaggio del cliente. Aumentare la soddisfazione del cliente, la fedeltà e la ritenzione.
• Gestione e logistica: logistica degli eventi tra cui registrazione, gestione della lista degli ospiti, coordinamento in loco e risoluzione dei problemi. Gestione dei bilanci degli eventi, traccia ex