Administrative & Finance Specialist — Roche

Descrizione completa

A Roche puoi apparire come te stesso, abbracciato per le qualità uniche che porti. La nostra cultura incoraggia l'espressione personale, il dialogo aperto e i legami genuini, dove siete valorizzati, accettati e rispettati per chi siete, permettendovi di prosperare sia personalmente che professionalmente. Questo è il modo in cui vogliamo prevenire, fermare e curare le malattie e garantire che tutti abbiano accesso alla salute oggi e per le generazioni a venire. Unisciti a Roche, dove ogni voce conta. La posizione Un futuro più sano. È ciò che ci spinge a innovare. Per avanzare continuamente la scienza e garantire che tutti abbiano accesso alla salute di cui hanno bisogno oggi e per le generazioni a venire. Creare un mondo in cui tutti abbiamo più tempo con le persone che amiamo. Ecco cosa ci rende Roche. L'Administration & Finance Specialist fornisce un supporto operativo critico in più dipartimenti. Questo ruolo è responsabile della semplificazione della logistica dei viaggi, della gestione della conformità delle spese, del coordinamento degli eventi aziendali su larga scala, e del supporto all’integrità del ciclo finanziario dell’azienda attraverso la gestione di Account diligenti (AR) e Accounts Payable (AP). Doveri e responsabilità chiave; 1. Supporto amministrativo generale

• Travel & Entertainment (T&E): Coordinamento dei viaggi d'affari. Questo include la prenotazione di voli, alloggi alberghieri e trasferimenti di terra, assicurando le modalità di allineamento con le politiche di viaggio aziendali.
• Expense Management (Concur): Assicurarsi che tutte le richieste includono documenti di supporto validi (ricevute ufficiali, fatture) e rispettare gli standard di audit interni.
• Corporate Credit Card Management: supervisionare l'emissione della carta, limitare il monitoraggio e supportare la conformità all'utilizzo.
• Monitoraggio operativo: Traccia e mantieni "Forme di eventi" e altri registri amministrativi per garantire che le richieste dipartimentali siano elaborate e archiviate sistematicamente.
• Corporate Events Management: Sostenere la logistica di eventi a livello aziendale come Convenzioni nazionali, Conferenze di metà anno e celebrazioni per le vacanze per citarne alcuni. Gestire i rapporti con i fornitori esterni (catering, audiovisivi, luoghi) e gli stakeholder interni per garantire l'esecuzione senza soluzione di continuità. 2. Sostegno, sponsorizzazioni e donazioni (GSD)
• Compliance & Documentation: Facilitate il trattamento amministrativo delle richieste GSD, assicurando che tutti i contributi siano documentati, approvati e monitorati. 3. Operazioni finanziarie A. Gestione crediti (AR)
• Riconciliazione del cliente: Eseguire controlli regolari dei conti del cliente per identificare discrepanze e risoluzione di supporto dei problemi di pagamento.
• Credit & Collection Support: Assistere il team finanziario nel monitoraggio dei rapporti di invecchiamento e seguire i conti in ritardo per mantenere il flusso di cassa sano.
• KPI Achievement: Contribuisci attivamente alla riunione di obiettivi AR dipartimentali, come la riduzione di Days Sales Outstanding (DSO). B. Gestione dei conti pagabili (AP)
• Stakeholder & Vendor Relations: Agite come ponte tra i dipartimenti interni e i fornitori esterni per conciliare fatture eccezionali e risolvere controversie di fatturazione.
• Procurement Cleanup: controlla regolarmente gli ordini di acquisto (PO) e le richieste di acquisto (PR) per chiudere gli articoli anziani e garantire l'accuratezza del registro generale. Chi sei!
• Esperienza: 3+ anni in un duplice ruolo di Admin/Finance o come Coordinatore Operativo.
• Competenze tecniche: competenza in SAP/Concur e competenze Excel avanzate (VLOOKUP, tabelle pivot).
• Competenze: Alta attenzione ai dettagli, forti capacità di negoziazione per la gestione dei fornitori, e la capacità di multitask in un ambiente veloce. Competenze tecniche e competenze software
• ERP & Expense Management:
• Competenza in SAP per la verifica e la segnalazione.
• Esperienza pratica con sistemi ERP specificatamente per moduli AR/AP e gestione PO.
• Analisi dei dati & Reporting:
• Abilità avanzate di MS Excel: Deve essere comodo con VLOOKUP, tabelle pivot e convalida dei dati per conciliare grandi set di dati finanziari. Questo ruolo è aperto solo ai candidati che hanno piena idoneità a vivere e lavorare in Ph