Manager, Governance — Gavi, the Vaccine Alliance

Descrizione completa

Titolo della posizione: Manager, Governance Contract Tipo / durata: 5 anni Luogo: Ginevra Dipartimento: Governance Team: Governance Reports A: Direttore, Governance / Head, Governance Career Step: 3 1. About the Role The Manager, Governance assicura il funzionamento efficace del Gavi Alliance Board, dei suoi comitati e del Consiglio IFFIm fornendo processi di governance di alta qualità, documentazione e coordinamento. Il ruolo si trova al centro delle interazioni con i membri del Consiglio e del Comitato, i rappresentanti del collegio, la leadership del segretariato e i partner dell'Alleanza, tra cui l'OMS, l'UNICEF, la Banca Mondiale, la società civile e i governi donatori. La posizione fornisce supporto operativo e analitico per le attività di governance, gestisce i cicli di fine riunione, garantisce il rispetto degli standard di governance e consente processi decisionali precisi, trasparenti e tempestivi. Il Direttore, Governance conduce anche progetti di miglioramento della governance delegati e funge da punto di riferimento per il personale del segretariato che prepara i materiali del Consiglio e del Comitato. 2. Responsabilità chiave

• Documentazione del Consiglio e del Comitato: Guidare la preparazione, la garanzia della qualità e la finalizzazione di documenti, verbali, presentazioni e corrispondenza ufficiale, garantendo accuratezza, chiarezza e conformità agli standard di governance.
• Coordinamento dell'Assemblea di Governance: Coordinate end to end Board and Committee meeting cycles, gestione dei tempi, fasi di approvazione, revisione delle sequenze e distribuzione dei materiali per la consegna liscia e conforme.
• Governance Records e gestione dei documenti: Si tratta e mantiene i minuti di alta qualità, gestire i record delle decisioni e gli archivi, e garantire il controllo dei documenti pronti di audit e la versione attraverso le informazioni di governance.
• Constituency e Stakeholder Liaison: Servire come contatto primario per le costituzioni e gli stakeholder senior, gestire le richieste, mantenere i flussi di informazioni e sostenere un effettivo impegno tra partner e team di segretariato.
• Processi di Governance Operativa e Amministrativa: Gestisci i flussi di lavoro di approvvigionamento, contraente e fornitore per le attività di governance, garantendo il rispetto dei sistemi interni e la cattura accurata dei dati in piattaforme come SAP, Salesforce e equivalenti
• Miglioramento della governance e sostegno consultivo: fornire iniziative di miglioramento della governance, progetti di digitalizzazione e ottimizzazione dei processi, e fornire indicazioni al personale del segretariato per garantire l'applicazione coerente delle norme di governance. 3. La vostra esperienza e competenze
• Tipicamente 5 - 7 anni che gestiscono i cicli del Consiglio/Comitato completo, compresi i documenti di governo pronti, i minuti di alta qualità, e la revisione / coordinamento di approvazione.
• Esperienza di coordinamento dei processi di governance in contesti internazionali, gestione delle richieste, consolidamento degli input e gestione delle comunicazioni sensibili.
• Esperienza con procedure e sistemi istituzionali, tra cui il controllo dei documenti, la versione, l'approvvigionamento/appalti e piattaforme come SAP, Salesforce (o simili), preferiti.
• Esperienza di sostegno alle riunioni di governance, coordinamento degli ingressi trasversali in base alle scadenze e applicazione della gestione del progetto per tracciare i tempi e anticipare le dipendenze; l'esposizione alle iniziative di miglioramento della governance è un vantaggio. Istruzione e qualifiche: Essenziale:
• Laurea in scienze sociali, affari, economia o simili Preferito:
• Formazione corporate governance e / o certificazione fortemente preferito: competenze tecniche e funzionali:
• Gestione del processo di governance e del flusso di lavoro (avanzata): Capacità di gestire flussi di lavoro di governance, coordinare i cicli di approvazione, tracciare le linee temporali e garantire l'allineamento con gli standard del Consiglio e del Comitato.
• Gestione della documentazione (avanzata): Abilitato nella cattura e nella sintesi di complesse e sensibili discussioni in minuti accurati e documenti di governance pronti.
• Stakeholder Coordination & Communication (Advanced): Capacità di gestire diversi stakeholder, mantenere flussi informativi accurati e produrre comunicazioni scritte e verbali chiare, concise (compresa la corrispondenza a livello di Consiglio).
• Gestione dei dati e delle informazioni (Strong): competenza nel controllo dei documenti, nella versione, nell'archiviazione e nell'integrità dei dati, utilizzando sistemi come SAP, Zycus, Salesforce o simili.
• Compliance operativa & Esecuzione amministrativa (avanzata): Capacità di gestire processi di approvvigionamento, contraente e amministrativo in linea con le politiche interne e i requisiti di governance. Lingue necessarie
• Fluency scritto e parlato in inglese richiesto.
• Il francese preferiva. 4. Come si lavora (Behaviours and Mindsets)
• Politicamente consapevoli & discreti: Navigare ambienti complessi e multiculturali con una forte consapevolezza delle parti interessate, un giudizio sano e un alto livello di riservatezza e discrezione.
• Comunicatore chiaro ed efficace: Comunica informazioni complesse con chiarezza, adatta la messaggistica a pubblico diverso, e assicura la comunicazione tempestiva e trasparente.
• Mindset collaborativo e low-ego: costruisce relazioni forti, funziona senza soluzione di continuità tra i team, e adotta un approccio pratico con un focus sui risultati collettivi sulla gerarchia.
• Esecuzione e responsabilità affidabili: prende la proprietà di garantire che i processi di governance si protraggano, gestisce più priorità con forte attenzione ai dettagli, e segue costantemente.
• Agile & resiliente sotto pressione: Adapts a cambiare le priorità e i contesti organizzativi, opera efficacemente in ambienti ad alta pressione e rimane orientata alle soluzioni durante i periodi di cambiamento.