Collaborateur Services Généraux (H/F) — Edmond de Rothschild

Descrizione completa

Attaccato al Dipartimento dei Servizi Generali, sarà responsabile della gestione di tutti gli archivi della Banca.

responsabilità

Archivio

• Fornisce una gestione globale degli archivi della Banca, sia interni che esterni.
• Rende e aggiorna l'inventario delle scatole di archivio nello strumento IT dedicato.
• Centralizza gli inventari trasmessi dai vari dipartimenti.
• Garantisce un aggiornamento regolare degli inventari archivistici del dipartimento della Banca.
• Monitora e traccia gli archivi attraverso il programma interno.
• Risponde alle richieste di altri dipartimenti per cercare e individuare scatole.
• Sostituisce il Capo dell'Archivio nell'esecuzione dei suoi doveri in caso di assenza.
• Partecipa, come richiesto, a progetti relativi all'attività degli archivi.
• Scansione e scansione come richiesto

Manipolazione

• Assicura la consegna delle caselle di archivio richieste ai servizi interessati.
• Raccogliere le caselle di archivio dei reparti, quindi organizzare la classificazione, lo stoccaggio e l'organizzazione negli spazi dedicati.
• Organizza, se necessario, lo stoccaggio di archivi su pallet.
• Coordina il trasporto di scatole di archivio per richiedere servizi.
• Procedete, su richiesta e secondo le procedure in vigore, alla distruzione degli archivi scaduti.
• Assicura che venga mantenuto un archivio aggiornato, strutturato e ottimizzato.

Amministrazioni

• Posizionare gli ordini con i fornitori come parte della sua attività.
• Contribuisce allo sviluppo e al monitoraggio delle statistiche relative all'attività degli archivi.
• Partecipa alla stesura, all'aggiornamento e al miglioramento delle direttive e dei processi di lavoro specifici per l'industria.
• Conosce, applica e controlla il rispetto delle direttive e delle procedure interne nell'ambito della sua attività.

Competenze

• Esperienza da 1 a 3 anni in una posizione simile
• Ottima conoscenza della legislazione archivistica
• Aisance con gli strumenti IT della suite Microsoft Office / buona pratica
• Profilo rigoroso, organizzato e metodologico
• Buona resistenza fisica
• Ottima padronanza del francese, sia orale che scritta
• La patente richiesta
• Residenza in Svizzera obbligatoria

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