Administrative & Financial assistant (30-50%) — EPFL

Descrizione completa

Mission EPFL, l'Istituto federale di tecnologia svizzero di Losanna, è uno dei campus universitari più dinamici d'Europa e si colloca tra le prime 20 università di tutto il mondo. EPFL impiega oltre 6.500 persone che sostengono le tre principali missioni dell'istituzione: istruzione, ricerca e innovazione. Questa posizione si trova al Campus Biotech di Ginevra, campus associato di EPFL. Sulle rive del lago di Ginevra, Campus Biotech riunisce EPFL, l'Università di Ginevra, il Wyss Center, gli ospedali dell'Università di Ginevra (HUG), e le startup in un ecosistema unico e interdisciplinare. Il Gruppo A. Mathis per la Neuroscienze Computazionale e l'AI, sotto la supervisione del Professor Alexander Mathis, sta cercando un Assistente Amministrativo per garantire le operazioni quotidiane fluide ed efficienti del laboratorio. Potrai collaborare a stretto contatto con il professore, i ricercatori, gli studenti e i servizi centrali EPFL per sostenere l'esecuzione di progetti e attività quotidiane, giocando una parte centrale per consentire la ricerca e le missioni operative del laboratorio. Ti riferirai direttamente alla testa di laboratorio.

• Assistenza con fondi e gestione delle borse di studio, comprese le spese di monitoraggio, rendicontazione finanziaria (salari, fatture, spese della carta di credito), previsioni finanziarie, acquisti e relazioni;
• Amministrazione del personale: supporto al processo di assunzione, preparazione dei contratti di lavoro (accademico e non accademico), accreditamento, onboarding e offboarding, gestione delle assenze e degli ordini del giorno, e follow-up del ciclo di vita dei dipendenti (compresi gli intern, ricercatori).
• Gestione del calendario e dell'ordine del giorno: gestione del calendario del professore, pianificazione e coordinamento delle riunioni e degli appuntamenti e supporto amministrativo generale alle attività del professore.
• Organizzazione di eventi: coordinamento di viaggi, riunioni, conferenze, seminari e simposio; organizzazione di difese di tesi, riunioni di gruppo e attività di team building.
• Gestione dei visitatori e della mobilità: organizzazione degli arrivi per nuovi dipendenti e ricercatori in visita, assistenza con domande di visto, alloggio e assicurazione sanitaria, e gestione completa dei viaggi per gli ospiti.
• Coordinamento: lione con i servizi centrali e accademici dell'EPFL (Scuola Doctoral, Sezioni, Team Dean, ecc.), agenzie di finanziamento e partner esterni. Il tuo profilo
• Prova esperienza come assistente amministrativo, idealmente in un ambiente accademico o di ricerca.
• Forte capacità organizzative e capacità di gestire più priorità.
• Proattiva, affidabile e orientata al servizio, con una mentalità "can-do".
• È richiesta una fluidità in francese e inglese.
• Proficienza del computer, con un ottimo comando di Outlook e un ottimo comando di Word, Excel e PowerPoint. La familiarità con gli strumenti di gestione del progetto è un vantaggio.
• Capacità di interagire con tutti i livelli di facoltà, personale e studenti e prosperare in un ambiente multiculturale. Offriamo
• eccellenti condizioni di lavoro.
• Un ambiente multiculturale e stimolante.
• Opportunità di formazione e sviluppo professionale. Data di inizio del contratto: non appena possibile Tasso di attività Min: 30.00 Tasso di attività Max: 50.00 Tipo di contratto: CDI Durata: Riferimento: 2264 Le domande devono essere presentate esclusivamente tramite il sito EPFL. Si prega di includere un CV, una lettera di copertura, e qualsiasi riferimento o diplomi rilevanti. EPFL è un datore di lavoro di pari opportunità e si impegna a promuovere un luogo di lavoro diversificato e inclusivo.