Commis ou Commise administrative – étudiant ou étudiante HEG en emploi - 60% — HUG

Descrizione completa

Come parte delle vostre attività, si lavora con un team di dodici dipendenti le cui missioni coprono una varietà di campi e forniscono supporto ai manager.

• I vostri doveri sono di sostenere le attività amministrative dell'Associazione Vaud – Ginevra e del segretariato di gestione. Contribuisci al coordinamento amministrativo e organizzativo della gestione in supporto diretto dei dirigenti. Come tale, siete coinvolti nella preparazione del bilancio, il monitoraggio dei conti e dei pagamenti, e la gestione quotidiana del segretariato Vaud-Geneva. A sostegno dell'Assistente Esecutivo, Lei è responsabile per la preparazione di incontri, l'organizzazione logistica di incontri, la scrittura di corrispondenza e minuti, e il follow-up delle decisioni prese. Supporti anche la gestione di posta, ordini di fornitura e attrezzature necessarie per il corretto funzionamento della gestione. Sei coinvolto nell'organizzazione di servizi di catering per riunioni, visite o eventi interni. Allo stesso tempo, gestisci i dati HRIS dei dipendenti collegati alla gestione. Lei è anche a sostegno dei compiti relativi alla "Commissione per gli Affari Umanitari e la Cooperazione Internazionale", il sequestro e il follow-up dei donatori all'interno della Costummer Relationship Management. Lei sostiene il processo di sviluppo delle convenzioni e la preparazione di relazioni annuali relative alle attività di gestione. Nell'ambito dei compiti della gestione della società e degli affari esteri, si è in contatto con vari attori interni, tra cui dipartimenti medici e partner esterni.