Administrative Assistant – Fixed-Term Contract — TotalEnergies

Descrizione completa

Context & Environment: TotalEnergies ha sviluppato una forte esperienza nel settore del petrolio e dei biocarburanti, del gas naturale, dell'elettricità e delle energie a basso tenore di carbonio. Le nostre attività di trading sono condotte dai nostri principali hub a Ginevra, Parigi, Houston, Dubai e Singapore. Con sede a Ginevra, si unirà al team di Trading Administration e fornire supporto amministrativo e logistico a Management, Heads of Desk e Traders. Questa posizione è offerta come contratto a tempo determinato per coprire il congedo di maternità, dal novembre 2026 fino al giugno 2027 . Il ruolo opera in un ambiente di trading aperto e veloce, dove le priorità possono cambiare rapidamente. Richiede reattività, discrezione, flessibilità e una forte mentalità di servizio. Attività: In qualità di assistente amministrativo, le vostre principali responsabilità saranno:

• Fornire supporto amministrativo giornaliero al Piano di Trading.
• Mantenere informazioni sul personale, directory telefoniche, piani di seduta e record di presenza dei dipendenti.
• Organizzare i viaggi d'affari, tra cui trasporto, alloggio, domande di visto e autorizzazioni di viaggio.
• Preparare e seguire i rapporti di spesa e le richieste di rimborso.
• Ricevi e distribuisci spedizioni di posta, pacchi e corriere.
• Coordinate le registrazioni per conferenze e sessioni di formazione.
• Preparare sale riunioni e garantire che l'attrezzatura necessaria sia disponibile.
• Sostenere l'organizzazione di eventi interni, workshop, conferenze e attività post-lavoro.
• Benvenuto visitatori e fornire supporto ad hoc ai team di trading.
• Risponde efficacemente alle richieste urgenti e last minute. Profilo del candidato:
• Hai esperienza precedente in un assistente amministrativo, assistente di squadra o ruolo di supporto simile.
• L'esperienza in un trading, bancario, servizi finanziari o altro ambiente aziendale veloce sarebbe un vantaggio.
• Sei fluente in francese e hai un buon livello professionale di inglese.
• Sei esperto in Microsoft Office, in particolare Outlook, Word, Excel e PowerPoint. La conoscenza di Microsoft Copilot sarebbe un bene.
• Hai forti capacità organizzative e un'ottima attenzione ai dettagli.
• Siete in grado di gestire diverse priorità, seguire efficacemente e rispettare le scadenze.
• Siete reattivi, adattabili e confortevoli lavorando sotto pressione.
• Lei dimostra forti capacità interpersonali e un approccio orientato al servizio.
• Sei affidabile, discreto e in grado di gestire informazioni riservate.
• Puoi lavorare in modo indipendente, prendere iniziative e collaborare efficacemente con diversi stakeholder. Siamo impegnati a soddisfare le esigenze energetiche di una popolazione in crescita e ci impegniamo alla transizione energetica. La volatilità dei mercati del trading energetico richiede l'eccellenza nella gestione dei rischi e una cultura dell'innovazione. Stiamo abbracciando pienamente la rivoluzione digitale. Le nostre persone fioriscono in un ambiente che promuove competenze, spirito di imprenditorialità, agilità e una cultura mirata, generando opportunità sconfinate per imparare, crescere e raggiungere il successo collaborativo. Rafforzare le competenze del nostro popolo è un pilastro fondamentale della nostra cultura: formiamo il nostro popolo per garantire il loro sviluppo e ci impegniamo a incoraggiare la sicurezza in tutte le nostre azioni. Cerchiamo passione, ambizione e mentalità aperta. Mentre ci evolgiamo in un settore esigente che richiede di essere sempre al limite, coltiviamo un luogo di lavoro amichevole dove la nostra gente si sente bene, dove lo spirito di squadra e il rispetto guidano la nostra routine quotidiana, dove la diversità della nostra gente e le loro abilità creano un'esperienza nutriente per tutti noi. Informazioni aggiuntive: TotalEnergies valori diversità, promuove la crescita individuale e offre carriere pari opportunità.