Verwaltungssachbearbeiter/in / Front Office — Etat de Fribourg

Descrizione completa

Autorità di nomina / dipartimento / istituzione

Il Baubauamt (HBA) è un servizio centrale del Cantone di Friburgo, il cui compito è quello di sviluppare, costruire, acquisire, affittare e mantenere il portafoglio immobiliare del Cantone di Friburgo – composto da circa 700 oggetti.

L'ufficiale amministrativo è assegnato alla sezione Finanza e Amministrazione e assume una importante funzione trasversale all'interno dell'HBA. Garantisce la regolare gestione quotidiana del servizio, supporta i team nei loro compiti amministrativi e garantisce l'attenta gestione di dossier, ordini, corrispondenza e procedure. Come punto di contatto preferito per i partner interni ed esterni, contribuisce direttamente alla qualità dei servizi forniti e al regolare funzionamento delle attività dell'HBA.

Entrate nella nostra squadra!

Come datore di lavoro, lo stato promuove la compatibilità della vita professionale e privata e offre ai suoi dipendenti un ambiente di lavoro moderno e condizioni di lavoro attraenti. Ulteriori informazioni sono disponibili su questa pagina.

Per rafforzare il nostro team amministrativo, stiamo cercando un funzionario amministrativo esperto che è in grado di navigare in un ambiente dinamico in cui le priorità possono cambiare rapidamente e la qualità del servizio è una priorità assoluta.

I loro compiti

Nel segretariato dell'ufficio edilizio, si svolge un ruolo centrale per l'amministrazione liscia del servizio. I suoi compiti principali sono i seguenti:

• Assicurare la ricezione telefonica e la ricezione dei visitatori
• Elaborazione della posta in arrivo e preparazione della corrispondenza in uscita
• gestire il calendario dell'ufficio e organizzare riunioni per il servizio
• Acquisire e monitorare gli ordini e agire come persona di contatto per questi processi e l'uso dell'applicazione ERP
• Supporto e accompagnare i dipendenti nell'uso di strumenti e procedure amministrative
• preparazione e accompagnamento amministrativo delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, in particolare l'elaborazione di documenti relativi alle gare e alle decisioni amministrative
• Assicurare la tracciabilità dei dossier nei sistemi di gestione aziendale
• Assicurare la coerenza dei processi di gestione all'interno del team
• partecipare al continuo miglioramento dei processi aziendali e contribuire all'ulteriore sviluppo dei metodi di lavoro
• Sostenere la gestione del personale in punti specifici

Profilo desiderato

• Complemento come donna d'affari EFZ o formazione equivalente
• comprovata 5 anni di esperienza professionale in una impegnativa funzione amministrativa che richiedeva indipendenza, iniziativa, orientamento della soluzione e miglioramento continuo
• Ottima conoscenza di Microsoft 365 e utilizzo sicuro degli strumenti IT, in particolare SAP S/4HANA e/o Axioma
• Hanno un forte senso del servizio pubblico e sono interessati a processi amministrativi che richiedono organizzazione, cura e precisione
• la capacità di comprendere rapidamente nuovi processi aziendali
• Sono in grado di gestire diversi compiti allo stesso tempo e apprezzare il lavoro nella squadra, così come il contatto con diversi contatti.
• Ottima conoscenza del francese in parole e scrittura e buona conoscenza del tedesco

Informazioni di contatto

Richelle Hartmann, Amministrazione Responsabile, [email protected], T +41 26 305 38 60