Collaborateur-trice administratif-ve / Front Office — Etat de Fribourg

Descrizione completa

Chi siamo?

The Buildings Service (SBat) è un servizio centrale dello stato di Friburgo, la cui missione è quella di costruire, acquisire, affittare e mantenere lo stock edilizio dello stato di Friburgo, o circa 700 oggetti.

Collegato alla sezione Finanza e Amministrazione, l'Assistente Amministrativo/Ufficio Ferroviario ha una funzione di taglio trasversale essenziale all'interno della SBat. Assicura il funzionamento quotidiano del servizio, supporta i team nei loro processi amministrativi e garantisce il rigoroso monitoraggio dei file, degli ordini, della corrispondenza e delle procedure. Punto di contatto preferito per i partner interni ed esterni, contribuisce direttamente alla qualità del servizio reso e alla fluidità delle attività della SBat.

Perché unirsi a noi?

Il datore di lavoro di Stato incoraggia la riconciliazione del lavoro e della vita privata e offre un ambiente di lavoro attraente e condizioni di lavoro ai suoi dipendenti. Per saperne di più, segui questo link .

Al fine di rafforzare il nostro team amministrativo, stiamo cercando un assistente amministrativo esperto, in grado di evolvere in un ambiente dinamico in cui le priorità possono evolversi rapidamente e dove la qualità del servizio è una priorità.

Le vostre missioni

All'interno del Segretariato del Servizio Edili, ha un ruolo centrale nel corretto funzionamento amministrativo del Servizio. Le vostre attività principali sono:

• Fornire reception e reception per i visitatori
• Gestire la posta in arrivo e preparare la corrispondenza in uscita
• Gestire il calendario di gestione e organizzare sessioni per il Servizio
• Immettere e monitorare i comandi ed essere la persona di riferimento per questi processi e l'uso dell'ERP
• Sostegno e supporto per l'utilizzo di strumenti e procedure amministrative
• Preparazione e controllo amministrativo delle procedure di appalto pubblico, compresa la preparazione di documenti relativi alle decisioni di appalto e di amministrazione
• Registrazione dei record negli strumenti di gestione dei documenti
• Garantire l'omogeneità dei processi amministrativi all'interno del team
• Partecipare al miglioramento continuo dei processi amministrativi e contribuire al cambiamento dei metodi di lavoro
• Supporto amministrazione HR su base ad hoc

Profilo desiderato

• SWC o formazione giudicata equivalente
• 5 anni di esperienza confermata in una impegnativa funzione amministrativa che richiede un approccio orientato alla soluzione dimostrando iniziativa e miglioramento continuo
• Eccellente padronanza di Microsoft 365 e facilità con strumenti informatici tra cui SAP S/4hana e/o Axioma
• Con un eccellente senso di servizio pubblico, si ha un interesse per le procedure amministrative che richiedono organizzazione, rigore e precisione.
• Capacità di comprendere rapidamente nuovi processi
• Capacità di gestire più sollecitazioni contemporaneamente, si apprezza il lavoro di squadra e contatti con vari interlocutori
• Ottima competenza orale e scritta in francese e buona conoscenza della lingua tedesca

Informazioni di contatto

Richelle Hartmann, Responsabile Amministrazione, [email protected], T +41 26 305 38 60