Office Management and Administrative Assistant (80-100%) — Universität Bern

Descrizione completa

<b> L'UniBE è versatile. </b> Con noi ci si può aspettare una vasta gamma di argomenti e un sacco di libertà di progettazione.

Compiti

In questo ruolo, svolgete un ruolo centrale nel supporto amministrativo e nei processi operativi del DCR. Lavorano a stretto contatto con i nostri professori e il team di gestione e lavorano in vari compiti cross-departmental.

1. Sostegno amministrativo della direzione del DCR

• Affari quotidiani tra gestione calendario e sessione, corrispondenza e comunicazione
• Supporto amministrativo per i gruppi di ricerca dei nostri professori
• Preparazione, organizzazione e manutenzione della documentazione relativa ai progetti (ad es. applicazioni, contratti, relazioni)
• Traccia gli orari dei progetti e le pietre miliari e il follow-up con gli stakeholder interni ed esterni
• Sostegno alla comunicazione interna ed esterna e alla relazione sulle iniziative dipartimentali
• Ricerca iniziale su potenziali partner di cooperazione e opportunità di progetto
• Organizzazione di viaggi di lavoro e supporto nella pianificazione e conduzione di incontri strategici, workshop ed eventi
• Supporto per la comunicazione di siti web e social media in collaborazione con i team di progetto
• Supporto per la creazione di materiali di comunicazione come volantini, messaggi LinkedIn, digital signage (TV sul DCR) e video

1. Supporto amministrativo operativo e gestione degli uffici

• Elaborazione delle richieste tramite il sistema di biglietteria e la manutenzione dei documenti di progetto
• Sostegno a bordo di nuovi dipendenti e clienti, tra cui documentazione, accesso al sistema e materiali introduttivi
• Coordinamento con i team interni per coordinare i processi operativi e i risultati
• Supporto per la logistica degli eventi e la presenza sul sito
• Organizzazione degli eventi dei dipendenti interni e riunioni regolari
• Organizzazione di uffici e operazioni giornaliere (ad esempio ordini, elaborazione di posta, sistemi di deposito, fornitori di servizi)
• Persona di contatto per il programma BNF nel DCR, compreso l'aggiornamento dei progetti BNF e il coordinamento delle discussioni con i potenziali candidati

Il tuo profilo

• Formazione commerciale o amministrativa completata (KV EFZ o equivalente), laurea benefica
• Diversi anni di esperienza professionale in amministrazione, idealmente in ambiente accademico, di ricerca o medico
• Negotiable tedesco e inglese in parola e scrittura
• Forte capacità organizzative e di coordinamento, nonché un metodo di lavoro strutturato, indipendente e orientato alla soluzione
• Ottima comunicazione e competenze di squadra, nonché una forte comprensione dei servizi
• Competenze di MS Office molto buone (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, ecc.)
• Alto grado di affidabilità, discrezione e dettaglio
• Interessi nella ricerca clinica
• Prontezza per la presenza completa sul sito (senza ufficio)

Requisiti

• Un'attività diversificata e responsabile nell'ambito della ricerca, dell'insegnamento e dell'amministrazione
• Indagini sulla ricerca clinica innovativa
• Un ambiente di lavoro dinamico in una delle principali facoltà mediche in Svizzera
• Partecipazione a progetti importanti e previsionali
• Ambiente di lavoro internazionale con brevi percorsi decisionali
• Condizioni di lavoro attraenti secondo le linee guida dell'Università di Berna

Offriamo

Un ambiente di lavoro dinamico in una delle principali facoltà mediche in Svizzera