Senior Administrative Specialista — Roche

Descrizione completa

A Roche potete presentarvi come voi stessi, abbracciati per le qualità uniche che portate. La nostra cultura incoraggia l'espressione personale, il dialogo aperto e i legami genuini, dove siete valorizzati, accettati e rispettati per chi siete, permettendovi di prosperare sia personalmente che professionalmente. Questo è il modo in cui vogliamo prevenire, fermare e curare le malattie e garantire che tutti abbiano accesso alla salute oggi e per le generazioni a venire. Unisciti a Roche, dove ogni voce conta.

La posizione Specialista amministrativo senior

L'opportunità Il Senior Administration Specialist serve come partner strategico e consulente di fiducia per la leadership senior all'interno della Roche Support Network Centralized Services Organization, guidando l'efficacia complessiva del business, mantenendo le comunicazioni e ottimizzando la larghezza di banda del team.

Questo ruolo richiede un'ampia, completa esperienza, abilità e conoscenza delle politiche organizzative, pratiche e procedure aziendali. Il candidato ideale opera con alta indipendenza, discrezione e giudizio su incarichi complessi. Le responsabilità chiave sono varie e coprono il calendario strategico e la gestione dei viaggi, il supporto per la visita del cliente, la pianificazione del progetto interfunzionale, l'analisi dei dati e la segnalazione, l'elaborazione del fornitore / del contratto, l'inserimento del team interno e le iniziative di miglioramento attraverso le funzioni del reparto.

Capacità di contabilità e responsabilità chiave

Operazioni esecutive e amministrative

• Calendar, Travel & Meeting Logistics: Gestione strategica del tempo di leadership senior, alla ricerca di opportunità per priorità e massimizzare l'efficienza. Orari appuntamenti, riunioni complesse e itinerari di viaggio. Superare la preparazione, la logistica, le presentazioni, gli ordini del giorno e la distribuzione dei verbali delle riunioni per riunioni interne ed esterne.
• Comunicazione & Stakeholder Liaison: Preparare e avviare la routine e non-routine corrispondenza interna / esterna, annunci e comunicazioni complesse. Agire come contatto principale / contatto con colleghi interni, partner interfunzionali, dipendenti basati sul campo, leadership zona e fornitori di terze parti.
• Supporto Operativo e Dipartimento: Coordinare le attività amministrative quotidiane, i contratti di processo / accordi, e mantenere registri di reparto confidenziali e sistemi di archiviazione digitale. Assicurare l'allineamento e il rispetto dei requisiti di formazione locale/LSO.

Esecuzione aziendale

• Supporto per l'acquisto: Serve come specialista dell'appalto del team, la gestione del ciclo di vita completo dell'ordine di acquisto (PO), compresa la preparazione SOW, il routing del contratto tramite DocuSign, le requisizioni di acquisto, gli accruamenti mensili e il monitoraggio dei bilanci PO coperta.
• Reporting, Analytics & Metrics: Ricerca, raccolta, compilazione e analisi di dati complessi da varie fonti per generare tendenze, report di bilancio e dashboard di gestione del progetto. Fare raccomandazioni basate sui dati alla gestione per semplificare le operazioni.
• Supporto di Team Onboarding & Recruitment: colloquio con i candidati Steward, logistica di reclutamento e aggiornamento completo per garantire un'integrazione senza soluzione di continuità nel reparto.
• Ottimizzazione del processo & Quality Systems: Miglioramento dell'azionamento per migliorare la cultura del team e sistemi di qualità operativi.

Chi sei?

• Hai un diploma di scuola superiore o equivalente con almeno 7 precedenti esperienze amministrative o correlate che includono il supporto di un senior leader di un'organizzazione o di un Associate's Degree con 5 anni di esperienza amministrativa o relativa o un Bachelor's Degree con 2 anni di esperienza amministrativa o relativa.

Preferito

• Forte multi-tasking, gestione del tempo, e capacità organizzative per adattarsi rapidamente a cambiare le priorità in un ambiente frenetico.
• Eccellente capacità di comunicazione scritta, orale e interpersonale con la capacità di sviluppare e mantenere relazioni positive con gli stakeholder interni ed esterni.
• Competenze informatiche avanzate su fogli di calcolo, presentazioni e software aziendali (ad esempio, Google Workspace, MS Office Suite [Word, Excel, PowerPoint, Access], Concur, Workday, Sistemi HR).
• Esperto