Executive Assistant (m/w/d) — Coopers Group AG

Descrizione completa

Per il nostro cliente dell'industria chimica, stiamo cercando un assistente esecutivo Principali compiti:

• Fornire un sostegno amministrativo generale ai dirigenti legali senior.
• Gestire i calendari in MS Outlook e coordinare le riunioni ricorrenti.
• Preparare gli ordini del giorno, i minuti, i pre-let e i materiali per le riunioni di squadra.
• Facilitare incontri virtuali (Zoom, MS Teams).
• Maniglia corrispondenza interna ed esterna.
• Gestire documenti, scadenze, viaggi e spese.
• Fornire supporto amministrativo generale alle squadre legali.
• Monitorare i flussi di lavoro contrattuali/documenti e garantire una progressione tempestiva.
• Sostenere l'esecuzione dei contratti in linea con le politiche interne.
• Coordinare le firme tramite strumenti di firma elettronica o inchiostro bagnato.
• Documenti di file elettronicamente nei repository aziendali e nei sistemi CLM.
• Gestire l'archiviazione fisica e sostenere le attività notarili/legali.
• Assistere nell'organizzazione e nell'organizzazione di riunioni e sessioni di formazione.
• Assistenza alla preparazione di materiali di fidanzamento, newsletter, sondaggi e altre attività.
• Mantenere le liste di distribuzione e-mail.
• Supporto a bordo di nuovi soci legali.
• Agire come punto di contatto per la struttura e le domande relative all'IT.
• Gestire spedizioni di posta, corrieri, riunioni, eventi, viaggi e visti.
• Corrispondenza commerciale bozza e correzione.
• Individuare/cancellare documenti per rapporti, indagini, scoperta, KYC, ecc.
• Processi amministrativi del documento e miglioramenti del processo di supporto.
• Mantenere cartelle di team, siti SharePoint, grafici org e metadati correlati.
• Coordinate sessioni di formazione, tra cui preparazione, monitoraggio delle presenze e indagini di follow-up.
• Fornire un ampio supporto amministrativo nei processi operativi legali. Cosa devi portare:
• Esperienza di diversi anni in un ruolo amministrativo; dipartimento legale o studio legale esperienza è un plus.
• Prove capacità di lavorare in team locali e internazionali.
• Esperienza in un ambiente multiculturale.
• Forte capacità di comunicazione con gli stakeholder interni ed esterni.
• Proficienza in MS Office (Excel, PowerPoint, Word), Team, Zoom e SharePoint.
• Forte capacità organizzative e di gestione del tempo; capacità di priorità compiti urgenti.
• Approccio entusiasta, dinamico, etico e positivo.
• Alta discrezione e riservatezza.
• Attenzione ai dettagli, mentalità proattiva, proprietà dei compiti.
• atteggiamento orientato al servizio.
• Corso di laurea in amministrazione aziendale o campo relativo (o equivalente).
• Tech-savvy; apprendimento confortevole nuovi strumenti e processi digitali.
• Proficiente in MS Office, SharePoint e strumenti di incontro virtuali (Zoom, Teams).
• Esperienza con strumenti di facilitazione virtuale (camere di rottura, Q&A, Menti) o disponibilità ad imparare.
• La conoscenza degli strumenti di filtrazione dei contratti o dei sistemi legali è un vantaggio.
• Fluente in inglese; buone competenze tedesche. Altre lingue benvenuti.
• La comprensione dei processi amministrativi, legali o aziendali è un vantaggio.