Administrative Assistant — Idorsia Pharmaceuticals

Descrizione completa

Informazioni su Idorsia Pharmaceuticals Ltd

Con sede a Basilea, Svizzera – un hub biotecnologico europeo – Idorsia ha un team di professionisti altamente esperti, che copre tutte le discipline da panchina a comodino; QUVIQTM (daridorexant), un diverso tipo di trattamento insonnia con il potenziale di rivoluzionare questa crescente preoccupazione per la salute pubblica; partner forti per massimizzare il valore del nostro portafoglio; un promettente canale di sviluppo interno; e un motore specializzato di scoperta della droga si concentrano su piccoli cambiamenti

Siamo alla ricerca di un Assistente Amministrativo altamente proattivo e pieno di risorse per servire come partner affidabile al Capo delle Operazioni Tecniche, al Team di Leadership TechOps e alla più ampia organizzazione TechOps. Il candidato di successo prenderà la proprietà di una vasta gamma di attività amministrative e operative, anticipare le esigenze, risolvere i problemi in modo indipendente e contribuire al regolare funzionamento giorno per giorno della divisione.

Responsabilità del lavoro

Supporto Executive & Department

• Agire come partner affidabile per il Capo di TechOps e il Team di Leadership TechOps, fornendo supporto amministrativo e organizzativo proattivo e anticipando le esigenze.
• Gestire e privilegiare in modo indipendente una vasta gamma di attività amministrative dipartimentali, garantendo un monitoraggio efficace e operazioni quotidiane fluide.
• Monitorare le azioni aperte e garantire il follow-up tempestivo con gli stakeholder interni ed esterni.
• Identificare lacune e inefficienze nei processi amministrativi e proporre miglioramenti pratici.
• Preparare gli ordini del giorno, coordinare i materiali di riunione e prendere minuti per le riunioni del Team di Leadership TechOps.
• Mantenere il grafico organizzativo TechOps, mailing list e diritti di accesso SharePoint.
• Organizzare le modalità di viaggio per il Capo di TechOps e altri membri della divisione, come richiesto.
• Tracciare il bilancio dipartimentale e fornire una panoramica regolare delle spese, compresi i costi di viaggio, formazione e catering.
• Agire come coordinatore della gestione delle strutture, legandosi con la gestione del sito per anticipare i requisiti di spazio ufficio e coordinare l'assegnazione degli uffici con il capo di TechOps. Gestire la posta in entrata e in uscita e garantire la disponibilità di forniture per uffici.
• Assicurare la tempestiva comunicazione di informazioni rilevanti in tutta la divisione.

Incontro, coordinamento eventi e visitatori

• Organizza riunioni interne ed esterne, comprese le prenotazioni in camera, la logistica e la ricezione dei visitatori. Coordinate eventi dipartimentali e di squadra.

Reclutamento, Supporto di bordo & Offboarding

• Coordinate e programmate interviste in collegamento con HR e partner esterni.
• Support Line Manager con i dipendenti di bordo e di fuoribordo, incluso il coordinamento delle attrezzature IT e delle relative attività amministrative.

Gestione dei contratti, firma e SOP

• Coordinate i flussi di lavoro contrattuali e la raccolta di firme elettroniche, tra cui l'amministrazione di Adobe Acrobat Sign.
• Gestire il deposito di documenti legali e liaise con il Dipartimento legale per l'archiviazione e il monitoraggio.
• Fornire supporto amministrativo ai team TechOps nella preparazione e nella formattazione delle procedure operative standard (SOP).

Requisiti dei candidati

• Qualifica rilevante nell'assistenza manageriale, nell'amministrazione aziendale o in un campo comparabile, combinata con diversi anni di esperienza a supporto di un dipartimento, divisione o senior executive in un ambiente internazionale.
• Esperienza dimostrata che supporta dirigenti senior o capi di reparto in un ambiente frenetico.
• Altamente autonomo, pieno di risorse e automotivato, con la capacità di anticipare le esigenze, esercitare il giudizio sonoro e guidare attività di completamento senza stretta supervisione.
• Forte capacità organizzative e problem solving, con la capacità di navigare ambiguità, impostare le priorità e gestire più richieste concorrenti.
• Forte senso di proprietà e responsabilità, combinato con una mentalità proattiva e orientata al servizio.
• Ottima attenzione ai dettagli e uno stile di lavoro affidabile e strutturato. Forte capacità interpersonali e di comunicazione, con la capacità di collaborare efficacemente attraverso funzioni e livelli di anzianità.
• Ottimo comando di inglese parlato e scritto. Il tedesco e/o il francese sarebbe un bene forte.
• Buon comando delle applicazioni Microsoft Office, tra cui Word, Outlook, PowerPoint e Visio.
• Almeno cinque anni di esperienza rilevante nell'amministrazione finanziaria, nell'acquisto e/o nella gestione delle scorte.
• L'esperienza con Coupa e SAP S/4HANA sarebbe un vantaggio.
• Capacità di lavorare efficacemente sia indipendentemente che come parte di una squadra, anche sotto pressione.
• Giudizio sonoro nel trattare le informazioni sensibili e una comprovata capacità di mantenere la riservatezza rigorosa.
• L'esperienza nell'industria farmaceutica sarebbe un vantaggio.
• La comprensione di base di un ambiente GxP e le relative normative farmaceutiche, tra cui EudraLex Volume 4, sarebbe un vantaggio

Luogo di lavoro: Area di Basilea

Paese: Svizzera